A Vállalkozói Tudástár új cikkében a ma már egyre megszokottabbá váló, a legfőbb testületi szervi ülési döntéshozatalt elektronikusan támogató eszközökhöz kapcsolódó iratminták kerülnek feltöltésre.
Napjainkban vitathatatlan, hogy az elektronikus rendszerek virágkorát éljük. Ezen alkalmazások informatikai megvalósításán túl a világos és alkalmazható jogszabályi háttér rendkívül fontos, mert ez adja meg a vázát és az irányát minden gyakorlati megvalósításnak. A gazdasági társaságok működésének megkönnyítését szolgáló Ptk-ban bevezetett „távszavazás” ma még inkább a nagyobb létszámú, elfoglaltabb és földrajzilag eltérő helyeken tartózkodó tulajdonosi körrel rendelkező társaságoknál alkalmazott jogintézmény. Várhatóan egyre több gazdasági szereplő fog ezen „modern” lehetőséggel élni, hiszen akár az okos telefonjáról is bármikor gyakorolhatja a tag tagsági jogait, ha előzőleg a társaság gondoskodott a jogi és informatikai feltételek megteremtéséről.
A jogi feltételeket a 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) teremtette meg. A Ptk. 3:111.§ (1) bekezdése szerint – amely minden gazdasági társaságra egyaránt vonatkozik – a legfőbb szerv ülése nem nyilvános. Ez azért fontos szabály, mert meg kell teremteni azokat a feltételeket, hogy az irányító szerv ülésén elhangzott információk eljussanak a jogosult érintettekhez, de csak és kizárólag hozzájuk.
A Ptk. 3:111.§ (2) bekezdése kimondja, hogy a tag a legfőbb szerv ülésén tagsági jogait személyes részvétel helyett elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével gyakorolhatja, de csak akkor, ha a létesítő okirat az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket, valamint azok alkalmazásának feltételeit és módját úgy határozza meg, hogy a tagok azonosítása, és a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikáció biztosított legyen. Ez nagyon szigorú és garanciális rendelkezés melyet maradéktalanul be kell tartani, az esetleges adatvédelmi, versenyjogi és egyéb jogviták elkerülése érdekében.
A legelterjedtebb gazdasági társasági forma jelenleg a korlátolt felelősségű társaság, rövidített nevén a kft. A kft-re vonatkozó tárgybeli szabályozás a Ptk. 3:192 -3:193. §-aiban a fentebb ismertetett általános szabályokkal összhangban került a jogalkotó által definiálva.
Az elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével tartott taggyűlésen elhangzottakat és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetőek legyenek. Ha a taggyűlésen hozott határozatot be kell nyújtani a nyilvántartó bírósághoz, jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az ügyvezető aláírásával hitelesít. Az ügyvezető köteles gondoskodni arról, hogy a taggyűlésről – az elektronikus hírközlő eszközök alkalmazásával megtartott taggyűlés kivételével – jegyzőkönyv készüljön. A jegyzőkönyv alaki, tartalmi kellékei és a határozatok nyilvántartási szabályai a Ptk-ban megtalálhatóak és nem térnek el az elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével tartott taggyűlésen készült jegyzőkönyvek határozatok rögzítési szabályaitól, ezért itt röviden annyit jegyeznénk meg, hogy a jegyzőkönyv tartalmazza a taggyűlés helyét és idejét, a jelenlévőket és az általuk képviselt szavazati jog mértékét, továbbá a taggyűlésen lezajlott fontosabb eseményeket, nyilatkozatokat és határozatokat, az azokra leadott szavazatok és ellenszavazatok számát, valamint a szavazástól tartózkodókat vagy az abban részt nem vevőket.
A jegyzőkönyvet az ügyvezető és egy – a taggyűlésen jelen levő, hitelesítőnek megválasztott – tag írja alá. Könnyebbség, hogy jegyzőkönyv, mint arra már utaltunk – elektronikus távközlő hálózaton tartott taggyűlés esetén csak abban az esetben szükséges, ha a taggyűlésen hozott határozatot be kell nyújtani a nyilvántartó bírósághoz. Minden egyéb esetben az ilyen módon tartott taggyűlésen elhangzottakat és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetőek legyenek.
A Ptk. 3:194. § szerint az ügyvezető köteles a tagok által hozott határozatokat a határozatok könyvében nyilvántartani. A tagok által meghozott határozatokat meghozataluk után késedelem nélkül be kell vezetni a határozatok könyvébe.
