Az iLex Systems Zrt. és együttműködő partnerei által indított jogi technológiai sorozat új cikkében Hernádi Gábor, az Editel Hungary Kft. key account managere foglalja össze, milyen modern technológiai lehetőségek léteznek a magas szintű adatátviteli biztonság megteremtésére a jogi dokumentumok kezelése és archiválása terén.
Az ügyvédi irodák és más jogi cégek számára a dokumentumok archiválása általában nagy kihívást jelent. A teljes megbízhatóság és az adatok bizalmas kezelése itt elengedhetetlen, az ügyféladatok sérülése az egyik legnagyobb kockázat minden jogi cég életében.
A nemrég kirobbant NSA adatbotrány, valamint az egyre gyakoribb hackertámadások is a belső adatvédelem fontosságára hívják fel a figyelmet. A bizalmas jellegű ügyféladatok – például a céges szabadalmi bejelentések és személyes vagyontárgyakra vonatkozó információk – védelme a legfontosabb.
Mindez azonban nem kell, hogy a gördülékeny munkavégzés útjában álljon! Mai digitalizált világunkban a személyre szabott és kifejezetten a jogi dokumentumok kezelésére kialakított e-business megoldások sem elérhetetlenek. Ezért a szerződések, szakértői vélemények, levélváltások és egyéb jogi dokumentumok – belső adatok, vagy többoldalú megállapodások – biztonságos és hatékony kezelése érdekében a jogi cégeknek sem árt újragondolniuk az adatkezelést illető álláspontjukat.
Az elektronikus adatcsere (electronic data interchange, EDI) jelentős segítséget adhat az üzleti dokumentumok digitális kezeléséhez. Az eredetileg a fogyasztási termékek piacán alkalmazott EDI évtizedek óta teszi lehetővé a kereskedő cégek számára megrendelési, szállítási, számlázási és egyéb üzleti folyamataik automatizálását. Az EDI által támogatott folyamatokban a hatékony adatkezelés elve a legfontosabb, akkor is, ha árubeszerzés helyett jogi folyamatokról van szó. Ezért nem meglepő, hogy számos jogi szolgáltató is felhasználja az új technológiai lehetőségeket saját céljai érdekében.
Az elektronikus adatcsere az üzleti adatok (megrendelések, szállítólevelek, számlák stb.) elektronikus és automatikus átvitelét jelenti az üzleti partnerek között. Ebben az értelemben az EDI az eCommerce és az eBusiness része. Az EDI legfontosabb célja az üzleti folyamatok maximális automatizálása az integrált adatcsere által, ami minimális szintre csökkenti a manuális és papír alapú tranzakciókat. Az EDI többek között a gyártók és kereskedők közötti megrendelések cseréjében és a számlázás területén is alkalmazható. Ezeken az alaptranzakciókon túl az EDI további üzleti folyamatok optimalizálására is alkalmas, amilyen például a törzsadakezelés, az elektronikus szállítólevelek kiállítása logisztikai szolgáltató partnerek számára, az aktuális termékinformációk lekérdezése, valamint a számlázási folyamat átláthatóvá tétele is.
Mit is jelent pontosan átállni az EDI-re? Tulajdonképpen nem mást, mint létrehozni egy kapcsolatot a cég, illetve ügyvédi iroda dokumentumkezelő rendszere (document management system, DMS) és az EDI platform vagy más néven clearing központ között. Ezen a platformon az üzleti partnerek digitalizált formában válthatnak elektronikus adatokat (bármilyen jogi dokumentumot, mint például szerződéseket, levélváltásokat, beadványokat stb.), méghozzá valós időben. Igény szerint a rendszer ezeket a dokumentumokat automatikusan fel is dogozza. Mindez nagyban hozzájárul az adatátvitel biztonságához, valamint jelentős idő-, pénz- és ráfordításbeli megtakarításokat is eredményez, minden egyes részfolyamatnál külön-külön.
Az EDI segítségével, a dokumentumok e-mail vagy fax helyett a közös EDI-platformon keresztül jutnak el egyik féltől a másikig, ami jelentősen csökkenti a manuális adatbevitelből származó hibalehetőségeket és felgyorsítja az adminisztrációt is.
Az EDI az adatok hosszú távú, felhő alapú archiválását is lehetővé teszi, ami csak kis tárhelyet, vagy csak a cég belső szerverét veszi igénybe. Természeten minden adat továbbra is azonnal elérhető marad, általában egy weboldalon keresztül. A rendszer folyamatosan készít kitörölhetetlen biztonsági másolatokat is, amelyek szintén bármikor elérhetőek, hiszen jobb félni, mint megijedni.
Mivel az adatok valós időben frissülnek, a jogi anyagok mindig napra készek lesznek az éppen folyamatban lévő, illetve hosszabb ideje húzódó ügyek esetében is. Egy kattintással pedig minden aktuális információ továbbítható az ügyfélnek.
Az EDI tehát számos személyre szabható megoldást kínál, amellyel bármilyen – akár belső, akár külső – jogi folyamat, átláthatóvá és teljesen automatizálttá tehető, mindig az aktuális jogi környezet figyelembevételével.
Hernádi Gábor
key account manager
Editel Hungary Kft.
kérdések/észrevételek: ilex@ilexsystems.com