Bár sokan úgy vélik, hogy a motivációs levél veszített jelentőségéből, az álláskeresők számára még mindig ez a legjobb lehetőség, hogy kiegészítsék önéletrajzukat, a munkaadók pedig hasznos információkhoz juthatnak általa.

A motivációs levélben azoknak az információknak kell szerepelniük, amelyek a rendszerint kevésbé személyes önéletrajzból kimaradtak. Ez a levél nem lehet nagyon hosszú, a fél és egy oldal közötti terjedelem a javasolt. Emiatt célszerű tömören fogalmazni, ami azonban nem mehet a nyelvhelyesség rovására. A nehézséget sokszor éppen az jelenti, hogy a személyesség és a tömörség kettős követelményének eleget tegyünk.

A személyesség természetesen nem csupán azt jelenti, hogy olyan tulajdonságokat sorolunk fel, amelyek a reménybeli munkakör betöltéséhez szükségesek. Az interneten az önéletrajz-sablonokhoz hasonlóan számos motivációslevél-minta is található, méghozzá a legkülönfélébb munkakörökre szabva. Részben éppen ezeknek a mintáknak az elterjedése magyarázza, hogy a hr-szakemberek közül sokan úgy vélik: az egyre uniformizáltabb motivációs levelekre igazából nincs is szükség, olvasásuk puszta időpocsékolás.

Ez azonban elhamarkodott ítélet. A motivációs levelet nem véletlenül kérik az állások meghirdetői. A pályázó ebben kap lehetőséget arra, hogy kifejtse: az önéletrajzában foglaltakon túl miért és mit nyer vele reménybeli munkaadója. Ilyen információ lehet például az, ha olyan tanulmányokat folytat, amelyek az adott állás betöltése szempontjából relevánsak. Szóba hozhatja akár a családját is, hiszen sok céget kifejezetten megnyugtat, ha a jelentkezőről kiderül: rendezett családi háttere van. Ugyanez igaz a hobbira is, amennyiben az közel áll a vállalat tevékenységi köréhez. Személyes információkkal célszerű alátámasztani azt a „kötelező kört” is, hogy miért is érdeklődik a szóban forgó állás iránt. Hogy a benyomás még pozitívabb legyen, a motivációs levélben megemlíthet néhány referenciaszemélyt is – persze fontos, hogy ők is „relevánsak” legyenek és hogy valóban jó hírét keltsék a pályázónak.

Ha még azt is figyelembe vesszük, hogy a motivációs levélben foglaltaknak illik összhangban – de legalábbis nem ordító ellentmondásban – lenniük a Facebook- vagy LinkedIn-profilunkon szereplő információkkal (amelyekre a hr-esek biztosan vetnek egy pillantást), akkor nyilvánvaló, hogy egy eredeti, személyes és meggyőző motivációs levél megírása egyáltalán nem egyszerű feladat. De akinek sikerül, az könnyen előnybe kerülhet azokkal szemben, akik a dolgot a könnyebb végén fogják meg.