A pénzügyi stabilitás egy szépen hangzó fogalom, és lehet is vele találkozni – főleg, ha az ember fia/lánya multinál vagy más nagyobb cégnél dolgozik. Talán még középvállalkozások is szokták emlegetni. De mi van akkor, ha Ön kisvállalkozó? Hogyan lehet elérni a pénzügyi stabilitást egy kis cégnél? Jó hírem van: megvan a módja.
Pénzügyi stabilitás – egy kisvállalkozásban sem lehetetlen küldetés
A pénzügyi stabilitás sok kiscég számára vágyálom. Pedig egyáltalán nem kell, hogy az legyen. Ráadásul, ha jól átgondolt, megtervezett a vállalkozása és a folyamatok rendszere, akkor egyáltalán nem lehetetlen, hogy akár már az indulástól kezdve stabilnak mondhassa a cégét pénzügyi szempontból.
Következzen most a vállalkozások pénzügyi stabilitásának 7 sarkalatos pontja. Ha ezekre kellő figyelmet fordít, akkor a cége olyan szilárd lábakon áll pénzügyileg, hogy nem lesz az a pénzügyi vihar, ami ledönthetné a lábáról.
1. Folyamatos és elegendő bevétel
Tudom, ezt könnyebb mondani, mint megcsinálni. Viszont gondoljon bele: milyen pénzügyi stabilitás az az állapot, amikor nincsen (elegendő) befolyó pénz?
A folyamatos és elegendő bevételhez két területnek kell nagyot futnia: a marketingnek és az értékesítésnek. A marketing hozza a lehetséges vevőjelölteket, a sales (leánykori nevén: értékesítés) pedig szépen le is zárja az ügyletet, vagyis eljuttatja a komoly érdeklődőket abba az állapotba, hogy meg is vegyék a terméket, szolgáltatást.
Tévedés ne essék, a pénzügynek is van ezzel dolga: a bevételi célszámokat ugyanis pénzügyi vonalon kell meghatározni. (Alapvető cél az, hogy mennyit akar keresni. Ön, személyesen, mint tulajdonos. Ha ez megvan, akkor pénzügyi alapon már kiszámolhatja, hogy ehhez a cégnek mit kell teljesíteni – milyen nyereséget kell hozni, és ez milyen költségekkel, kiadásokkal, adókkal jár.)
Egy biztos: ha egy cégnek csak kiadásai vannak, bevételei viszont nincsenek, vagy jóval kevesebb, mint a kiadások, az még csak egy irányba vitt – a csődbe.
A kreatív kontroller (köz)beszól:
Induló vállalkozások esetén a pénzügyi stabilitást még biztosan nem a nagy tömegben befolyó bevételek fogják biztosítani. Ezért is érdemes minimum hat havi tartalékkal nekivágni a vállalkozásnak.
Persze lehet kívülről is tőkét bevonni, pl. lehet hitelt felvenni, pályázni, társat bevonni, befektetőt keresni. A hitel azonban nem feltétlenül induló vállalkozásnak való. Ezzel ugyanis a még fel sem pörgött cégét máris megterheli. Hitelből céget indítani vagy nagy bátorságra, vagy nagyon tuti üzleti modellre, tervre, vevőkörre utal.
Befektetőt sem mindegy, hogy milyet talál. Erről már írtam korábban, itt elolvashatja, hogy egy kezdő vállalkozónak a fehér lovagok tesznek a legjobbat.
2. Szoros kiadáskontroll
Ha a bevételek a pénzügyi stabilitás alapját képezik, akkor a szoros kiadáskontroll az egyensúlyt adják.
A kiadások ellenőrzött kezelése ugyanis azt jelenti, hogy
- csak indokolható kiadásai vannak,
- ezek a kiadások csakis a bevételek megszerzése érdekében merülnek fel (ideértve az innovációt is), és
- arra törekszik, hogy a verejtékkel megkeresett pénzéből minél többet meg is akarjon tartani.
A kreatív kontroller (köz)beszól:
És ha már a bevételeknél szóba kerültek a hitelek, akkor essen szó róluk a kiadásoknál is. Merthogy a hitel átmeneti tétel, ráadásul nagyobb kiadással jár, mint bevétellel. A kiadások szoros emberfogásban megvalósított kontrollja különösen a hitellel terhelt vállalkozásoknál életbe vágóak. A hitel is egy kiadás, de pluszkiadás. Hogy előteremthesse a törlesztésre valót, fontos, hogy ezen kívül csak arra költsön, amire nagyon muszáj, és csak annyit, amennyit feltétlenül szükséges. Különben a hitel törlesztése mellett nem fogja tudni biztosítani a cége fejlődését. (Sok hitelt felvevő cégnél a sima működés is problémás – éppen a költségek nem megfelelő követése miatt.)
A megfelelő kiadáskontrollhoz remek eszköz a cashflow, amiről itt olvashat többet.
3. Egyértelműen meghatározott szervezet
Ez nemcsak akkor fontos, ha már van szervezete a cégének, azaz vannak alkalmazottai. Akkor is, ha még totál egyedül dolgozik a vállalkozásában. A feladatköröket ugyanis már ekkor is érdemes jól körülhatárolni és elkülöníteni.
Ennek pénzügyi szempontból két haszna is van:
- pontosan tudni fogja, hogy melyik kiadás milyen költség is pontosan, mihez kapcsolódik, hol merült fel – ez segít a kiadáskontroll megvalósításában is, de akár az árazásban is;
- jobban meg tudja fogni, hol folyhat el a pénz, hol érdemes átcsoportosítani.
Ha egyedül dolgozik, mindent Ön csinál, beszállítói akkor is vannak, akik bizonyos cégterületeket visznek, vagy besegítenek azok működtetésében. (Pl. a pénzügyi területen a könyvelője is szolgáltató.) Már csak ezért is érdemes végiggondolni, milyen folyamatok, és milyen ezekhez tartozó feladatkörök vannak a cégében. Hiszen így sokkal pontosabb leírást tud adni a beszállítóinak is arról, hogy mit vár el tőlük a szolgáltatásnyújtás során – és ezt pontosan szerződésbe is tudják ezután foglalni.
Azzal, hogy mindenki pontosan tudja a dolgát, jelentősen meg tudja növelni a cége hatékonyságát – márpedig a hatékonyság nagyon fontos eredménynövelő tényező.
4. Ellenőrzés
Már a kiadáskontroll is egyfajta ellenőrzés volt, de itt inkább a folyamatok, tevékenységek ellenőrzésére gondolok elsősorban. Ha már ugyanis megvannak a folyamatai, a feladatkörök a szervezet működtetéséhez, akkor ezekbe a folyamatokba mindenképpen be kell építenie az ellenőrzést is.
Ez nem bizalmi kérdés, ahogyan azt sokan hiszik. Ez a cég működésének folyamatos javításáról szól, nem a bizalomról. Ellenőrzés nélkül ugyanis nem létezik hatékony működés, hatékony működés nélkül pedig növekvő bevételek nincsenek.
5. Javíts!
Na, ezért kell az ellenőrzés. Ha valahol hiba van, akkor az így fedezhető fel (ez a feed back, leánykori nevén visszacsatolás), és aztán így javítható ki (csúnyán mondva ez a folyamat a korrekció). Mivel a javítás is egy fontos lépés, így az ellenőrzés és a visszacsatolás mellett ennek is be kell épülnie a folyamataiba. Pénzügyi téren az ellenőrzésre való eszközök lehetnek pl. az analitikák, a visszacsatolás az ezekből készített kimutatások, riportok, a korrekció pedig a folyamatok átalakítása, pl. az üzleti terv újratervezése.
6. Kintlevőségek kezelése
Na, ez az, ami egy kisvállalkozónak rémálom is lehet. Alapvető jótanács, hogy a kintlévőséget sokkal egyszerűbb megelőzni, mint kezelni. Hogy ne is legyen kintlévősége, azt azzal lehet kiküszöbölni, ha megválogatja a vevőit. Ehhez elsősorban jó marketing kell. Hiszen ha jó a marketingrendszere, és jól célozza a hirdetéseit, jól építi fel a termékpiramisát és jól áraz, akkor csak azokat az ügyfeleket szerzi meg, akik bármikor örömmel vásárolnak Öntől – és ezért fizetni is hajlandóak.
Ha azonban mégis belefut egy-egy nemfizető ügyfélbe, akkor nem árt megtanulni, hogyan lehet behajtani tőlük a követelést. (Később még erről is fogok írni.)
A behajtással párhuzamosan azonban még egy dolgot érdemes megtennie: indítani egy olyan kampányt, amelynek bevételéből helyre billenthető a pénzügyi stabilitás. Így, ha valamiért mégsem lenne behajtható a jogos követelés, akkor is biztosítani tudja a megfelelő anyagi hátteret a cége működéséhez.
7. Likviditás
Minden cégnek érdemes meghatároznia a saját likviditási mutatóit. Az általánosan elfogadott számítás szerint a forgóeszközöket (vagyis a rövid időn belül forgó, cserélődő eszközöket, azaz a készleteket, a vevőtartozásokat, a pénzeszközöket, és a likvid értékpapírokat) arányosítjuk a rövid lejáratú kötelezettségekkel, vagyis a mi viszonylag gyorsan teljesítendő tartozásainkkal.
Vagyis így kellene, hogy kinézzen a számítás:
Készletek + vevőtartozások + pénzeszközök + likvid értékpapírok (ha vannak)
Rövid lejáratú kötelezettségek
Ha elvégzi ezt az osztást, és az érték 1 alatt van, akkor Ön gyakorlatilag fizetésképtelen.
Ezt kell mindenképpen elkerülni.
És éppen ezért kell arra is figyelnie, hogy
- nem elég azt figyelni a likviditáshoz, hogy mennyi pénz van a bankszámláján és a kasszában,
- a kintlévőségeit kezelnie kell (vevőtartozások), különben elúszik anyagilag;
- a készletei ne szálljanak el;
- az Ön rövid lejáratú kötelezettségei se legyenek az egekben – ezek rövid lejáratú kölcsönök, hitelek, vevői előlegek, szállítói tartozások, váltótartozások és egyéb rövid lejáratú kötelezettségek lehetnek.
Szóval itt van a pillanat, hogy elgondolkodjon arról, amit az ellenőrzésről, a kintlévőségkezelésről és a kiadások szoros kontrolljáról írtam. Mert ezért fontosak. A cége rövidtávú fizetőképességét teheti tönkre azzal, ha ezekre nem figyel. Márpedig az a cég, amelyik nem képes fizetni, a partnerei szemében biztosan nem lesz a pénzügyi stabilitás mintaképe.
Csengő kasszát és sikeres vállalkozást kívánok!