Az iLex Systems Zrt. együttműködő partnerei közreműködésével indított cégjogi sorozat 5. részében a gazdasági társaságok napi üzleti tevékenységét is támogató elektronikus aláírásra vonatkozó legfontosabb szabályokat mutatja be Szabó Zoltán, a NETLOCK termékmenedzsere.
Az elmúlt években egyre sokasodtak az elektronikusan aláírt dokumentumok, de míg korábban elsősorban a jogi szakma élt ezzel a technológiával, ma már egyre több üzleti vállalkozás is igénybe vesz elektronikus hitelesítési szolgáltatásokat a hiteles elektronikus dokumentumkezeléshez.
Manapság talán már nem túlzás azt állítani, hogy a jogászok, ügyvédek, közjegyzők és jogi szakemberek jelentős része naponta többször is használja az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges tanúsítványát és digitálisan, a számítógépén írja alá a dokumentumokat. Az elektronikus aláírást főként jogszabályok által előírt felhasználási területeken alkalmazzák, amilyen például az elektronikus cégeljárás, a hiteles céginformáció lekérése, a hitelbiztosítéki nyilvántartás, az elektronikus fizetési meghagyás, a letétkezelő nyilvántartás, a különböző hatóságoknak és felügyeleteknek küldött jelentések és adatszolgáltatások vagy az elektronikus archiválás.
Az elektronikus aláírás tulajdonképpen egy digitális azonosító: olyan, az aláírt elektronikus adattal vagy dokumentummal logikailag vagy elválaszthatatlanul összekapcsolt adat, amely alkalmas az azt aláíró személy egyértelmű azonosítására és az ellenőrzés során lehetővé teszi a dokumentum változatlanságának megállapítását.
Az elektronikus aláírással – típusától függően – akár teljes bizonytó erejű magánokirati vagy közokirati joghatás érhető el, melynek köszönhetően bírósági eljárásokban is használható.
Joghatással is bíró elektronikus aláírás elhelyezéséhez alapvetően három dologra van szükség: a technikai feltételekre (hardver, szoftver: aláíró chipkártya, token), a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott aláíró tanúsítványra és az aláírandó dokumentumra.
Az elektronikus aláírás használatához szükséges tanúsítványt és eszközöket bárki rendkívül egyszerűen beszerezheti. A tanúsítvány birtokában a felhasználó korlátlan mennyiségben készíthet elektronikus aláírást. Ez azért fontos, mert az elektronikus aláírást jóval többre lehet használni, mint az a néhány terület, amelyre eredetileg megvásárolja tulajdonosa.
Azzal a ténnyel azonban nincs mindenki tisztában, hogy az általa birtokolt aláíró tanúsítvány nem csak azokon a felületeken, rendszerekben használható, ahol azt a jogszabályi kötelezettség előírja. Számos egyéb területen is élhetünk az elektronikus aláírás által biztosított kényelemmel: számlák és másodbizonylatok, szerződések, ajánlatok, jegyzőkönyvek, bármilyen méretű, tartalmú és formátumú dokumentumok vagy e-mailek esetében, adatok akár tömeges, kötegelt hitelesítése és megőrzése során. Ennek tudatában érdemes átgondolni, mit nyerhet egy cég a szolgáltatással, hiszen a gyors, átlátható és hiteles dokumentum- és adatkezelés minden vállalkozás számára előnyös lehet.
Toll helyett szoftver?
Az, hogy az elektronikus aláírás teljesen kiszorítja a tollat az irodákból, még nem realitás. Az viszont igen, hogy egyre több cég fordul az elektronikus hitelesítés felé. Az elektronikus aláírással ugyanúgy hitelesíthetünk egy elektronikus formában létező dokumentumot, ahogy egy papíralapú dokumentumot írunk alá. Egy minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentum – joghatásának köszönhetően – akár bíróság előtt is felhasználható teljes bizonyító erejű magánokiratként. Az elektronikus aláírás használatához szükséges tanúsítványt és eszközöket bárki rendkívül egyszerűen beszerezheti, a tanúsítvány birtokában pedig korlátlan mennyiségben készíthet elektronikus aláírást. Ez azért fontos, mert az elektronikus aláírást jóval több területen lehet használni, mint azokon, amelyre azt tulajdonosa eredetileg vásárolta.
Az elektronikus aláírással rengeteg idő, pénz és energia spórolható meg, miközben „zöldebbé” tehetjük az iroda, a cég működésest. Ha például egy elektronikusan elkészített 30 oldalas szerződést 4 példányban kinyomtatva, oldalanként alá kell írnunk, majd mindezt el kell juttatnunk másik 2 embernek, hogy ők is kézjegyükkel lássák el, akkor az oldalankénti aláírás aláírónként legalább 20 percet vesz igénybe, miközben időt és pénzt fordítottunk a papírra, a nyomtatásra és a kézbesítésre is. Ezzel szemben elektronikus formában a kézbesítés egy pillanat, az elektronikus aláírást nem kell oldalanként elhelyezni, így az aláírás legfeljebb 3 perc. Könnyen belátható, hogy egy év alatt több tucat munkaóra spórolható meg a szolgáltatással, miközben biztonságosabbá, hatékonyabbá és olcsóbbá tesszük a céges adminisztrációt.
Az elektronikus aláírás felhasználási területeinek száma – a saját kezű aláíráshoz hasonlóan – gyakorlatilag végtelennek tekinthető, azonban néhány korlátozó tényező miatt a széles körű elterjedés még akadályokba ütközik. Ilyen tényező, hogy a saját kezű aláírással szemben, amely mindig „kéznél van” és gyakorlatilag bárhol megtehető az elektronikus aláíráshoz szükség van a tanúsítványt tároló chipkártyára (esetleg tokenre) és a számítógépre. Azonban a technika fejlődése, úgy tűnik, az elektronikus aláírás folyamatát is mobilabbá teheti.
A fejlődés nem áll meg
A technológia fejlődésének köszönhetően lehetőség nyílt olyan felhő alapú, mobil hitelesítési, tanúsítványkezelési megoldásokat és felületeket fejleszteni, amelyeknek köszönhetően hamarosan már a mobil eszközeinkkel is aláírhatunk dokumentumokat, még egyszerűbbé, gyorsabbá, mobilabbá, hatékonyabbá és nem utolsó sorban kényelmesebbé téve ezáltal az aláírási folyamatot.
A mobil aláírás robbanásszerű terjedése szinte az egész világon megfigyelhető. Az egységesedő európai szabályozásnak (EIDAS) köszönhetően a felhő alapú elektronikus aláírás a multinacionális piaci szereplőknél és egyéb nemzetközi kapcsolatokban is jelentős szerephez juthat, amely az egész terület fellendülését és terjedését hozhatja el.
Összefoglalva, egyre több üzleti vállalkozás ismeri fel az elektronikus aláírásban rejlő lehetőségeket és vezeti be az adminisztratív folyamatait gyorsító, egyszerűsítő és költséghatékonyabbá tevő megoldásként. Bevezetése már rövidtávon megtérülhet, látványosan érezteti hatását a mindennapi munkában, hatékonyabbá téve az egész szervezetet. A felhő alapú, mobil eszközökön elérhető aláírási képesség pedig hamarosan tovább szélesítheti a felhasználók körét, így a vállalatok belső folyamatai tovább egyszerűsödhetnek; a hiteles elektronikus adattovábbítás a vállalatok közti üzleti kommunikációban is megjelenhet.
Szabó Zoltán termékmenedzser
NETLOCK Kft.
iLex Systems Zrt. együttműködő partner
Kérdések, észrevételek: ilex@ilexsystems.com
