A számla valamiért örökzöld téma a pénzügyekben. A számlázásra vonatkozó előírások ugyanis kicsit olyanok, mint a Biblia: mindenki úgy értelmezi, hogy alátámassza vele a saját véleményét. Ami már önmagában is éppen elég nagy baj, hiszen az áfatörvény meglehetősen egyértelmű – mégis rengeteg tévhit kering ezzel kapcsolatban.
Mivel nemrégen futottam bele egy ilyen vitába az egyik Facebook-csoportban, és a vita során az volt az érzésem, hogy sokszor vak vezet világtalant, ezért most próbálok egy kis fényt gyújtani – írja Himer Csilla kreatív kontroller.
Mitől számla egy számla? Az áfatörvény vonatkozó előírásai szerint leginkább is attól, hogy rajta vannak a számla kötelező kellékei. Ezek a „kellékek” lényegében rovatok, amelyeknek az információtartalma van megkötve.
Milyen információtartalommal bocsátható ki egy szabályos számla?
• Számla megnevezés – először is legyen rajta, hogy ez egy számla.
• Számla sorszáma – a számla a számviteli törvény szerint szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány. (A nyomtatvány szót értse úgy, hogy akár kész nyomtatványként is megveheti, de akár Ön is nyomtathatja saját elrendezésben. Nem az elrendezés a kötött, hanem az információtartalom.)
A kreatív kontroller (köz)beszól
A szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok esetén alapkövetelmény a sorszámozottság. Mégpedig úgy, hogy a felhasználás is a sorszámok emelkedő sorrendjében kell, hogy történjen. Ez egy vásárolt számlatömbben simán megvalósulhat, hiszen ott az egymást követő oldalak egymást követő sorszámokkal vannak ellátva. Ha azonban tetszés szerinti sorrendben írogatunk bele, akkor egy NAV-ellenőrzésnél garantáltan megbüntetnek. Arról nem is beszélve, hogy a könyvelőnk, ha meglátja, helyben megőszül.
Ha számítógépes szoftverből állítjuk elő a számlát, a szoftver „figyel” rá, hogy egymást követő sorszámokkal keletkezzenek a számlák. Akkor kell csak figyelni, ha például több üzletágunk is van, és a szoftverben különböző sorszámformátumokat, sorszámsorozatokat lehet megadni. Például gyártunk csavarokat, de mellé kereskedünk kiegészítő termékkel, pl. csavarhúzóval is. Ilyenkor érdemes lehet különválasztani a számlázás során is a gyártásból és a kereskedelemből származó bevételeket. De a különböző tevékenységeknek adott különböző sorszámformátumokon belül is folytonosnak kell lennie a kibocsátott számlák sorszámának.
• Számla kibocsátója (eladó) – vagyis az Ön cégének neve, székhelyének címe (ahol az ügyintézés zajlik, és a NAV megtalálja), adószám (ez nagyon fontos!!!), illetve lehet, de nem kötelező a cégjegyzék, vagy regisztrációs szám (attól függően, hogy Ön cégként, vagy egyéni vállalkozóként működik-e)
• Számla kibocsátójának bankszámlaszáma – a számláról a vevőnek ki kell tudni nyernie az infót, hogy hová küldje a számla ellenértékét.
• Számla befogadója, kötelezettje (vevő) – vevő neve, címe. És kész. A vevő adószámát egy esetben kell feltüntetni. Ha a számlán szereplő áfaértéke meghaladja a 100 000 forintot. (Ekkor már ugyanis a NAV érdeklődését is felkelti az ügylet, és hajlamosak leellenőrizni, hogy nem számlagyárat működtünk-e.)
• Számla kiállításának dátuma – mikor készítettük el a számlát.
• Teljesítés időpontja – közel sem biztos, hogy a számla kiállítása és a teljesítés ugyanakkor történik. Ezért is fontos megkülönböztetni a két időpontot – meg azért, mert az áfatörvény szerint a forgalmi adó megfizetésének kötelezettsége nem a számla kiállításakor, hanem a teljesítés időpontjában keletkezik. (Onnantól tartozunk az áfával az államnak.)
• Fizetés időpontja – leánykori nevén fizetési határidő. Ez az az időpont, ameddig a vevőnek ki kell egyenlítenie a számlát. Ez azonban alapvetően megállapodás kérdése Ön és a vevője között.
• Fizetés módja – készpénzes, átutalásos? Vagy netán előreutalásos (amikor a teljesítés a fizetés után történik csak meg)?
A kreatív kontroller (köz)beszól
Az előreutalásos számlával érdemes vigyázni. Még akkor is, ha Ön a vevőjével jó előre ismerteti, hogy ilyen feltétellel értékesít. Különösen online vásárlásoknál szokott előfordulni, hogy a megrendelő leadja a megrendelést, amikor viszont megérkezik az előreutalásos számla, egyszerűen nem fizet. Ön meg sztornózhatja a számlát.
Ennek elkerülése érdekében érdemes kihasználni, hogy a legtöbb számlázó szoftver képes díjbekérőt kiállítani. Ugyanúgy néz ki, mint egy számla, csak a megnevezése díjbekérő. Vagyis erre ugyanúgy lehet kifizetést teljesíteni, mint egy számlára.
Amikor pedig befolyik az összeg, akkor állítunk ki egy korrekt számlát, csak szerepelnie kell rajta jól látható helyen annak a mondatnak, hogy „A számla pénzügyi teljesítést nem igényel.”, illetve hivatkozni kell a díjbekérő sorszámára, amelynek alapján a számlát kiállítottuk.
• Értékesített termék/szolgáltatás megnevezése – az eladott termékeidet/szolgáltatásaidat érdemes olyan névvel illetni, amiből a vevő
- ki tudja silabizálni, hogy ez melyik vásárlása volt, ténylegesen mit vett tőlünk, és
- a könyvelője is tudni fogja, ha ránéz, hogy ez most áru vagy anyag vagy más egyéb a sok ezermillió lehetőség közül (vagyis hová könyvelje).
• Áruk/szolgáltatások besorolási száma – ez régi lemez, de TJSZ, meg VTSZ meg hasonló rövidítésekkel illették, de ez az, ami MÁR NEM KELL!!!
• Termék/szolgáltatás mennyiségi egysége – azt, amit eladtunk, darabra, órára, alkalomra, literre, vagy mire mérjük?
• Termék/szolgáltatás mennyisége – hány darab, hány óra, hány alkalom, hány liter, hány akármi?
• Termék/szolgáltatás nettó egységára – egy darab, egy óra, egy alkalom, egy liter, egy akármi mennyibe kerül áfa nélkül?
• Termék/szolgáltatás nettó értéke – amikor a nettó egységárat kiszorzzuk az eladott mennyiséggel.
• Áfakulcs – adómentes, 5, 18, 27 százalék? Ha adómentes, alanyi vagy tárgyi adómentes?
A kreatív kontroller (köz)beszól
Az alanyi adómentesség azt jelenti, hogy Ön, mint az áfa alanya, nem produkál annyi bevételt, hogy kötelező lenne bejelentkeznie az áfakörbe (viszont azt be kell jelentenie az adóhatóságnak, hogy Ön az alanyi mentességet választotta!), így nem számol fel a kimenő számláiban forgalmi adót. Ezért cserébe viszont nem is igényelhet vissza a beérkező számláiban szereplő adó után sem egy kanyi vasat sem.
Ez a bevételi határ ebben a pillanatban évi 8 millió forintnál van. Ha ezt évközben (vagyis az üzleti év lezárása előtt) Ön mégis átlépi, akkor azt azonnal be kell jelentenie az adóhatóságnak, és onnantól áfakörösként fel kell számolnia a vevőivel szemben az áfát (vagyis árat kell emelnie), ezt be kell vallania, és meg is kell fizetnie.
A tárgyi adómentesség pedig azt jelenti, hogy olyan tevékenységet folytat, ami az áfatörvényben a tárgyi mentes tevékenységek közé van sorolva. Ilyenek például a postai szolgáltatások.
• Áfa összege – ezt egy számlázó program simán kiszorozza. A lényeg, hogy a termék/szolgáltatás nettó értékét meg kell szorozni az áfakulcs százalékos értékével, tehát 0-val, 0,05-tel, 0,18-cal agy éppen 0,27-tel – attól függően, hogy mekkora az adókulcs.
• Termék/szolgáltatás bruttó értéke – a nettó érték és az áfa értékének összege.
A termék/szolgáltatás mennyisége, mennyiségi egysége, nettó értéke, áfakulcsa, áfaértéke és bruttó értéke természetesen termékenként/szolgáltatásonként külön sorban – tehát egy számlán több tétel is szerepelhet.
• Ha van, a kedvezmények értéke ugyanilyen felosztásban feltüntetve, mínuszolva, külön sorban.
• Ha van közvetített szolgáltatás, annak értéke ugyanilyen felosztásban feltüntetve, plusztételként, külön sorban – a közvetített szolgáltatás az, amit nem Ön nyújt, de Ön viseli, és a vevő megtéríti az árban. Jellemzően ilyen a postaköltség (nem Ön viszi el a vevőnek házig, hanem a posta, de Ön fizeti ki, hogy eljusson a vevőig a cucc, viszont Ön nem köteles ezt viselni, átháríthatja a vevőre – ilyenkor közvetített szolgáltatás címén kerül bele ez a tétel a számlába).
• Számla végösszege – ez az összegző rovat, ahol minden oszlopot, tehát a nettó értéket, az áfa értékét, és a bruttó értéket minden tétel után egy sorban összegzünk. Ez a bruttó érték lesz a számla fizetendő összege, ezt kell a számlán betűvel is kiírni. (Tehát ha a számla végösszege 12 000 forint, akkor ki kell írni azt is, hogy ez tizenkettőezer forint.) Ez még gépi számla esetén is így van – egyszerűen az egyértelműség kedvéért. Kézzel írott számla esetén pedig – kézírástól függően – kifejezett segítség is lehet…
Ezzel a számla általánosan kötelező elemeinek a végére értünk.
Csakhogy nem Magyarországon vállalkoznánk, ha ez ilyen egyszerű lenne…
Mi az, ami még kell egy számlára?
Most jön az attól függ kategória.
Ha ugyanis Ön katás vállalkozó, akkor a számlán mindenképpen jól látható helyen, jól olvashatóan szerepelnie kell annak a mondatnak, hogy „A számlát kisadózó állította ki”. (Hadd tudja ország-világ, kivel van dolga.)
Ha felszámolás alatt áll a cége, a cégnév mellett szerepelnie kell az f.a. (felszámolás alatt) jelölésnek.
Ha díjbekérő alapján állította ki a számlád, ami azt jelenti, hogy a számla kiállításának pillanatában már a bankszámláján van a számla ellenértéke, akkor a számlán jól látható helyen és jól olvashatóan szerepelni kell a „Pénzforgalmi számla, kifizetést/kiegyenlítést nem igényel.”
Ha szerződés vagy szóbeli megállapodás alapján úgy egyezett meg a vevővel, hogy a számla csak különféle teljesítésigazolásokkal, engedélyekkel, egyéb más dokumentumokkal együtt érvényes, akkor a számlán fel kell tüntetni a mellékletek számát is, illetve azt, hogy mik ezek a mellékletek. (Pl. a szállítmányozási cégek a szolgáltatás teljesítésének igazolásaként csatolni szokták a számlához a fuvarleveleket is, hiszen a vevő ezen vette át a szállítmányozótól az árut – ezzel igazolta, hogy a szállítás mint szolgáltatás megtörtént.)
Mi van még?
Ezek még csak az alapvetések voltak ahhoz, hogy törvényes, a NAV által is korrektnek tartott számlát tudjunk kiállítani.
Az egyéb finomságok majd a jövő héten jönnek – különben sosem lesz vége ennek a cikknek.
Himer Csilla,
kisvállalkozások kreatív kontrollere
