A legfontosabb tudnivalókat a Mazars szakértői foglalták össze.
2018. január 1-jétől indul az úgynevezett cégkapu szolgáltatás, amely a már jól ismert ügyfélkapu vállalkozásoknak szóló változata lesz – kezdik friss hírlevelüket a Mazars szakértői. Az új rendszer a gazdálkodó szervezetek és az állam közvetlen, elektronikus kommunikációjának biztosítása érdekében jön létre. Mindez azért bír nagy jelentőséggel, mert a jövő évtől a gazdálkodó szervezeteknek elektronikus úton kell kapcsolatot tartaniuk az állammal. Azaz 2018. január 1-je után az érintettek már csak a cégkapun keresztül küldhetnek majd hivatalos ügyekben dokumentumokat, és a hatóságok is ezen keresztül kommunikálnak majd a céggel. Az ehhez szükséges hivatalos elérhetőségnek a cégjegyzék adatai között is meg kell jelennie.
Kiket érint az új szabályozás?
A 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.) a gazdálkodó szervezeteket a következőképpen definiálja: „a polgári perrendtartásról szóló törvényben meghatározott, belföldi székhellyel rendelkező gazdálkodó szervezet, azzal az eltéréssel, hogy e törvény alkalmazásában gazdálkodó szervezetnek minősül valamennyi gazdasági tevékenységet folytató jogi személyiséggel nem rendelkező, belföldi székhelyű szervezet”.
A cégkapu kötelezettség egyik alapkövetelménye tehát a belföldi székhely, ebből következően például a Magyarországon csupán áfa regisztrált társaságok számára a regisztráció, valamint a portál használata nem kötelező. Nem kötelező továbbá az egyéni ügyvédeknek, az egyéni vállalkozások pedig továbbra is ügyfélkapun keresztül kommunikálnak majd az állammal.
Mennyi idejük van a cégeknek megtenni a regisztrációt?
A cégkapu bejelentkezésre szolgáló határidő 2017. augusztus 30. 2017. december 31-ig azonban úgynevezett türelmi időszak van érvényben, azaz év végéig szankciókra nem kell számítani azoknak sem, akik elmulasztják a nyár végi bejelentkezési határidőt.
Hogyan zajlik a regisztráció?
Jelenleg a regisztráció első fázisa zajlik, amely gyakorlatilag a cégkapu bejelentését jelenti. Ez azt jelenti, hogy most kell a kötelezetteknek kialakítaniuk és regisztrálniuk hivatalos elérhetőségüket, ami ezáltal bekerülhet az úgynevezett Rendelkezési Nyilvántartásba (RNY), innen pedig a cégnyilvántartásba is. A törvényi kötelezettség a 2017. évre vonatkozóan ennyit vár el a gazdálkodó szervezetektől. E kötelezettség teljesítésének lépéseit mutatjuk be a következőkben:
1. Cégkapu levelezési cím meghatározása
Mindenekelőtt érdemes kialakítani egy olyan külön erre a célra szolgáló e-mail címet, amely az úgynevezett cégkapu levelezési címe lesz a társaságnak, hiszen jelenleg még nem ismert, hogy mennyi automatikus üzenet fog ide érkezni. Ilyen e-mail cím lehet a cegkapu@tarsasagneve.hu.
2. A regisztrációt végző magánszemély azonosítása, belépés az online felületre
A cégkapu-regisztrációt a képviseletre jogosult természetes személy, illetve közokiratba, vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazás birtokában a társaság meghatalmazottja teljesítheti. Az azonosítás gyakorlatilag három opciót jelent:
- ügyfélkapun keresztül történő,
- elektronikus személyi igazolvány alapján vagy úgynevezett
- részleges kódolású telefonos azonosítással.
Ha a megadott három lehetőség egyikével sem rendelkezik a cégképviseletre jogosult, akkor a Kormányablakok egyikében, személyesen lehet például ügyfélkaput nyitni.
Az online regisztrációs felület a legegyszerűbben a http://cegkapu.gov.hu oldalon érhető el (a Bejelentkezés linkre kattintva). Fontos, hogy a legegyszerűbb, teljesen online módon történő regisztráció akkor érhető el, ha a cég törvényes képviselője (pl. ügyvezető) személyesen végzi el azt. Ez esetben a regisztráció mindössze néhány percet vesz majd igénybe. Meghatalmazotti képviselet esetén egy eltérő ún. űrlapos regisztrációt kell lefolytatni, és ezen keresztül csatolni pl. a meghatalmazást is.
3. Általános szerződési feltételek elfogadása és a cég adatainak kitöltése
A sikeres azonosítást követően fel kell tüntetni, hogy a regisztrációt a cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezetként szeretnénk elvégezni, illetve el kell fogadni az általános szerződési feltételeket. Ezt követően kell a gazdálkodó szervezet adatait (adószámát) megadni. Törvényes képviselő esetén a rendszer automatikusan fogja ellenőrizni, hogy a bejelentő magánszemély valóban jogosult-e a cég nevében eljárni.
4. Cégkapu-megbízott és a Rendelkezési Nyilvántartás
Meg kell adni az úgynevezett cégkapu-megbízott személynek a természetes azonosító adatait. Ez a személy egyfajta „rendszergazdája” lesz a társaság cégkapujának, aki lehet akár maga a törvényes képviselő is. A tényleges kapcsolattartást nem ő fogja végezni, hanem a cégkapu-ügyintézők, azonban ezeket a személyeket még nem lehet bejelenteni, erre majd várhatóan 2017. december 1-jét követően lesz lehetőség.
Ne felejtsük el bejelölni az „Engedélyezem a leendő cégkapucím Rendelkezési Nyilvántartás rendszerbe történő bejelentést” mert így automatikusan megtörténik a bejelentés az úgynevezett Rendelkezési Nyilvántartásba is!
A sikeres regisztráció ezzel meg történt, erről a cégkapus e-mail címre értesítést is kapunk, de a felületről való kijelentkezés előtt a visszaigazolás le is tölthető.
Összegzés
A jelenlegi jogszabályi kötelezettség tehát mindössze az úgynevezett cégkapu létrehozása és regisztrációja, amely során egyrészről azonosítanunk kell magunkat és a társaságunkat, be kell jelenteni a Rendelkezési Nyilvántartásba illetve meg kell adnunk, hogy ki lesz a cégkapu megbízottunk. Mindezt legkésőbb december 31-ig.
Az, hogy az egyes részfeladatokhoz milyen módon, milyen jogosultságokkal lehet majd kijelölni az egyes ügyekben való eljárásra megbízott cégkapu ügyintézőket, illetőleg, hogy pontosan hogyan fog működni a portál, még nem látható; természetesen a rendszer folyamatosan finomhangolásokon megy keresztül.
