Hosszú és unalmas meetingek után az ember egyáltalán nem érzi magát produktívnak – mégis szeretünk megbeszélésekre járni. Mitől lesz hasznos és hatékony egy meeting?

Két coach-csal ült le kideríteni a Forbes.hu, hogyan kell jó meetingeket tartani. Tegyi Enikő, a SolutionFocus szakembere, Levendel Áron, a Kaptár közösségi iroda egyik társtulajdonosa pedig szintén régóta foglalkozik szervezetfejlesztéssel.

Tegyi Enikő szerint, ha tudom, mi a célom a meetinggel, akkor azt is fel tudom írni, hogy az arra meghívott emberektől mit várok el. „Élni kell azzal, hogy valakit meghívtam egy megbeszélésre, meg kell szólítanom, be kell vonnom. Ha valaki csak ül, mint a tejbetök, az rombolja a morált is.”

Napirend nélkül megbeszélni tulajdonképpen értelmetlen – vagy legalább is rengeteg időt elpazarolhatunk vele. A Prezinél egyes csapatok naptárában hetente egy alkalom le van foglalva – hoz konkrét példát Levendel Áron. Ha egy nappal a megbeszélés előtt nincs semmi az agendájukban, akkor automatikusan törlődik a meeting. „Ha nincs mit megbeszélnünk, nincs miért találkoznunk.”

Előre meg kell mondani, mennyi időnk van – és ez a vitánál is fontos. Ez szintén fegyelmezi a résztvevőket, és eredményességre ösztönöz. Érdemes szerepeket kiosztani, lehet valaki, aki az időre figyel – ezzel drámaian lerövidíthetőek a megbeszélések.

Az alapkérdés egyébként az, hogy egyáltalán szükség van-e meetingre. Mert, ha nem, felesleges a magunk és a munkatársaink idejét rabolni.