A papír alapú Erzsébet utalvány vagy Erzsébet Plusz Kártya: a gyakorlati előnyöket és a buktatókat Hegedűs Sándor, az RSM Hungary adóüzletágának vezetője ismerteti.
A 2016. évi cafeteria nagy formai újdonsága, hogy az eddigi papír alapú ‒ az Étkezési, az Ajándék, az Iskolai, a Kultúra vagy a Sport ‒ Erzsébet-utalványok helyett az munkáltatók már elektronikus formában, az úgynevezett Erzsébet Plusz Kártyára feltöltött összegekkel is motiválhatják munkavállalóikat, írja friss bejegyzésében Hegedűs Sándor, az RSM Hungary adóüzletágának vezetője.
A Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány ezzel követni kívánja a piaci tendenciákat, mely szerint a papír alapú utalványokról egyre inkább az elektronikus kártyák felé terelődik a cafeteria juttatások rendszere, növelve a felhasználók biztonságát és egyben csökkentve a sokszor nehézkes adminisztrációt.
Az Erzsébet Plusz Kártya sok tekintetben hasonlít papír alapú elődjéhez: az egyes utalványzsebeinek megnevezése, az arra feltöltött összegek felhasználási köre, ideje és adózási konzekvenciái azonosak a papír alapú utalványokéval.
Az Erzsébet Plusz Kártya mellett a papíralapú utalványok továbbra is forgalomban maradnak, így mind a munkáltatókban, mind a munkavállalókban felvetődhet a kérdés, hogy a sok hasonlóság ellenére érdemes-e áttérni az új elektronikus verzióra?
A kérdés megválaszolásában az segíthet, ha a két juttatási formát gyakorlati szempontok alapján hasonlítjuk össze.
A juttatást biztosító munkáltatókat érintő szempontok
Lássuk elsőként, hogy a munkáltatók milyen előnyöket aknázhatnak ki az Erzsébet Plusz kártyára történő áttéréssel:
Adminisztratív terhek csökkenése
A munkáltatók az új elektronikus kártyát a www.erzsebetutalvanyplusz.hu honlapon történő regisztrációt követően az „Online megrendelés” programmal egyszerűen és gyorsan megrendelhetik, és ezt követően már csak annyit kell tenniük, hogy havonta átutalják a kártya egyes utalványzsebeire a munkavállaló által igényelt összegeket.
Ezzel tehát kiküszöbölhetővé válik valamennyi, a papír alapú utalványokkal járó adminisztratív feladat:
- havi megrendelés
- kiosztását megelőző biztonságos tárolása,
- azok munkavállalók részére történő átadása és
- az átvételének dokumentálása.
Egy jelentős állományi létszámmal, több telephellyel vagy nagy létszámú kirendelt, kiküldött munkavállalót alkalmazó társaságoknál ezek elkerülése különösen nagy idő-, pénz- és energia megtakarítást eredményezhet.
Reklamáció kiküszöbölése
A papír alapú utalványok megrendelés esetén a munkáltatók minden egyes megrendelés átvételt követő 2 napon belül kötelesek ellenőrizni az utalványok vagy az utalványokat tartalmazó borítékok megfelelőségét. Reklamáció benyújtása ezt követően kizárt.
Az Erzsébet Plusz Kártyára feltöltött összegek esetén a megfelelőség ellenőrzése nem szükséges, így az esetleges reklamációval, vagy a késve benyújtott reklamációval járó kellemetlenségek elkerülhetővé válnak.
Költségmegtakarítás
Az idei évi megrendelések esetén az munkáltatók gyártási és szállítási költség nélkül juthatnak hozzá a szükséges mennyiségű Erzsébet Plusz Kártyához, tehát a kártyák beszerzése teljesen költségmentes.
A papír alapú utalványokat a forgalmazók a megrendelt névérték 2%+áfa alap szolgáltatási díj ellenében biztosítják, de abban az esetben, ha a munkáltató az alapdíjban foglaltakon túl további címletértékű utalványokkal kívánta bővíteni a megrendelését, a szolgáltatási díj 2,1%+áfa összegre, az utalványokat tartalmazó borítékokat egyedi összeállításának kérése esetén pedig 5%+áfa összegre emelkedett. Emellett a megrendelt utalványok leszállításának költségei is a munkáltatókat terheli.
Ezzel szemben az Erzsébet Plusz kártya feltöltése esetén a forgalmazók kizárólag egy, a papír alapú utalványok alapdíjával egyező mértékű 2%+áfa szolgáltatási díjtételt számolnak fel, tehát az áttéréssel a munkáltatók kiküszöbölhetik a papír alapú utalványok:
- szállításáért,
- egyedi címlezetezésért és
- egyedi borítékolásáért felszámítható plusz költségeket, mely a dolgozók létszámának és a cafeteria keret nagyságának függvényében akár jelentős összegű megtakarításokat is eredményezhet.
A pozitívumok mellett a munkáltatóknak az Erzsébet Plusz Kártya feltöltése esetén is figyelemmel kell lenniük az egyes – Étkezési, Ajándék, Iskolai, Kultúra, Sport- utalványzsebeikre utalt összegekre vonatkozó adózási szabályokra. Így például az étkezési zsebre utalt összeg esetében a juttatás egyedileg meghatározott havi értékhatárára és a 200 000 Ft-os éves keretösszegre, vagy például arra, hogy a kultúra zsebbe feltöltött összeg csak évi 50 000 Ft-ig minősül adómentes juttatásnak.
A juttatást felhasználó munkavállalókat érintő szempontok
A munkáltatók mellett az Erzsébet Plusz Kártya juttatásban részesülő munkavállalók is számos előnyben részesülhetnek a papír alapú utalványokhoz képest:
- A kártya tárolás egyszerűbb, kényelmesebb: a papír alapú utalványnál kisebb helyet foglal.
- A kártyára utalt összegek felhasználása gyorsabb, egyszerűbb: csak át kell átnyújtani a pénztárosnak a kártyát, így a különböző címletű jegyek kiválogatásával és leszámolásával töltött idő megspórolható.
- A kártyáról a vásárlás összege forintra pontosan kerül levonásra, így egy 980 Ft összértékű vásárlásnál nem kényszerülünk arra, hogy még egy csokit vagy rágót leemeljünk a pénztár melletti pultnál, hogy végre túladhassunk az 1 000 forintos címletű utalványunkon.
- A kártya használata biztonságos: elvesztése, vagy eltulajdonítása esetén a nap 24 órájában működő telefonos ügyfélszolgálat 06-1-224-16-16-os számán történő bejelentéssel azonnal letiltható, így a rá töltött összegek nem vesznek el. Ezzel szemben az elvesztett vagy ellopott papír alapú utalványoknak bottal üthetjük a nyomát.
- A kártyához számos plusz szolgáltatás társul: a telefonos ügyfélszolgálaton intézhető többek között a kártya aktiválása, letiltása az egyenleg lekérdezése, a PIN kód módosítása, és az ügyintézők a fizetés során felmerülő technikai kérdésekben is segítséget nyújtanak. A www.erzsebetutalvanyplusz.hu webes felületen a fentiek mellett az utolsó 5 vásárlási tranzakció is megtekinthető.
Az előnyök mellett érdemes megemlíteni azt is, hogy milyen problémák vagy kellemetlenségek merülhetnek fel az elektronikus kártya használat során:
- Szűkebb felhasználási lehetőségek: A kártya nem minden Erzsébet-utalvány elfogadóhelyen, csak olyan POS terminált üzemeltető üzletekben használható, melyek az adott utalványzsebre vonatkozóan rendelkeznek elfogadóhelyi szerződéssel.
- A kártyán lévő juttatás nem ruházható át még családon belül sem: kártyát csak az az egy személy használhatja, akinek a nevére szól. A vásárlás során az elfogadóhelyek ellenőrizhetik a kártyahasználó személyazonosságát.
- Fizetés során jelentkező problémák: előfordulhat, hogy bizonyos üzletekben csak készpénzzel egyenlíthető ki az egyes utalványzsebekben lévő összeg feletti vásárlási érték, vagy egyes elfogadóhelyek kérhetik a kártyával kiegyenlíteni kívánt termékeket pénztárszalagra történő elkülönített elhelyezését.
A fentiekben felsorakoztatott érvek és ellenérvek alapján látható, hogy érdemes alaposan megfontolni az Erzsébet Plusz kártya cafeteria rendszerbe illesztését, hisz bizonyos munkáltatók esetében a „formaváltás” jelentős nagyságrendű költség és adminisztratív teher csökkenést is eredményezhet.
