Az iLex Systems Zrt. együttműködő partnerei közreműködésével indított cégjogi sorozat 23. részében Táborosi Levente, az iLex szolgáltatási igazgatója ismerteti a gazdasági társaságok ügyvezetését segítő elektronikus aláírási alkalmazásokra vonatkozó főbb jogi szabályozást.
A cikksorozat korábbi részeiben több alkalommal is – legutóbb a 2015. december 18-i cikkünkben – részletesen bemutattuk az elektronikus aláírás széleskörű alkalmazási lehetőségeit, ezek azonban elsősorban a jogalkalmazás (bírósági, cégbírósági eljárások) során felmerülő lehetőségekre irányították az olvasó figyelmét.
Ebben és a következő cikkünkben az elektronikus (vagy másképpen digitális) aláírás egy új alkalmazási területét, a gazdasági társaságok napi munkarendjében történő felhasználását mutatjuk be.
Ha egy valaki tudni akarja, mi is az elektronikus vagy digitális aláírás, akkor a legkézenfekvőbb, ha rákeres az e-aláírásra a Wikipédián. Itt a következő meghatározást találja: „Az elektronikus aláírás olyan kriptográfiai eljárás, amelynek segítségével joghatás kiváltására alkalmas, akár a kézzel írott aláírással vagy a közjegyző előtt tett aláírással egyenértékű bizonyító erejű dokumentum hozható létre a hatályos jogszabályok – elsősorban az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény – szerint. Az elektronikus aláírás a digitális aláíráshoz hasonló fogalom, de míg a digitális aláírás elsősorban a technológiát, az elektronikus aláírás a technológia mellett a jogi fogalmat is jelenti.”
Ha ezek után a cégvezető még az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv. – továbbiakban: E-aláírási tv. – rendelkezéseit is elolvassa, azonnal megérti, hogy a modern vállalati ügyvitel és dokumentummenedzsment olyan eszközével áll szemben, amely jelentősen optimalizálja a vállalati folyamatokat, ráadásul kis beruházási, illetve erőforrás-igénnyel.
A modernizált és automatizált vállalati folyamatokra való igény egyáltalán nem új keletű. Már 14 éve, az E-aláírási tv. megalkotásakor az új évezred egyik legfontosabb kihívásának tekintette a jogalkotó az üzleti életben a hiteles elektronikus nyilatkozattétel, illetve adattovábbítás jogszabályi feltételrendszerének megteremtését.
Az E-aláírási tv. 2 §-a különbséget tesz az
- az „elektronikus ”,
- a „fokozott biztonságú” és
- a „minősített” elektronikus aláírás
fogalma között.
Mielőtt az ügyvezetés eldönti, hogy a napi vállalati ügyvitelét a továbbiakban milyen típusú elektronikus aláírással optimalizálja, feltétlenül szükséges azt is tisztáznia, hogy a vállalati munkafolyamatok egyes szakaszai milyen típusú aláírást igényelnének.
A törvény szerint az elektronikus aláírás az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat.
A fokozott biztonságú elektronikus aláírás olyan elektronikus aláírás, amely
- alkalmas az aláíró azonosítására,
- egyedülállóan az aláíróhoz köthető,
- olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és
- a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető.
A minősített elektronikus aláírás még ennél is szofisztikáltabb eljárási rendet igényel, ugyanis a minősített elektronikus aláírás olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.
A fentiek alapján jól látható, hogy ahogy a fokozott biztonságú, majd minőségi elektronikus aláíráshoz egyre több olyan jogszabályi feltétel kerül hozzákapcsolásra, melyek egyre inkább képessé teszik az aláírót az aláírás tényének későbbi egzakt bizonyítására.
Miért fontos feladat tehát az elektronikus aláírás felhasználási helyének pontos bemérése az ügyvezetés számára, mielőtt annak bevezetéséről dönt? Azért, mert az elektronikus aláírás alkalmazásának ma már, mind a hazai, mind a nemzetközi üzleti, hatósági, bírósági ügyintézés során, a jogszabály által biztosított, jól bevált gyakorlata van, de az egyes eljárások jogszerű lefolytatásához eltérő elektronikusaláírás-típusok kapcsolódhatnak.
Lássuk most az elektronikus aláírásokra vonatkozó legfontosabb szabályokat!
Fő szabályként az E-aláírási tv., a 3. § (1) bekezdésben a következőket rögzíti: Elektronikus aláírás, illetve dokumentum elfogadását – beleértve a bizonyítási eszközként történő alkalmazást – megtagadni, jognyilatkozat tételére, illetve joghatás kiváltására való alkalmasságát kétségbe vonni – a következő bekezdés szerinti korlátozással – nem lehet kizárólag amiatt, hogy az aláírás, illetve dokumentum elektronikus formában létezik.
Speciális szabályok:
- A fő szabályban említett korlátozás a Polgári Törvénykönyvben szabályozott családjogi, élettársi kapcsolati, valamint öröklésjogi jogviszonyokban történő alkalmazásra vonatkozik, ezen jogviszonyok esetén ugyanis nem lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikus aláírást felhasználni, illetve elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot készíteni.
- Ugyancsak a törvény 3 §-ában foglaltak szerint, a bírósági eljárások különböző típusaiban – az előző bekezdések szerinti bizonyítási eszközkénti felhasználáson túlmenően – eljárási cselekményeket akkor lehet az elektronikus formán kívüli dokumentumokat mellőzve, csak elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum, illetve elektronikus aláírás használatával foganatosítani, ha ezt az eljárástípusra jogszabály kifejezetten lehetővé teszi. Ezen esetekben, ha a vonatkozó jogszabály írásos formát ír elő, e követelménynek elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum használatával is eleget lehet tenni.
- Az E-aláírási tv. feljogosítja a kormányt, hogy a közigazgatási hatósági eljárásokban és szolgáltatásokban felhasználható elektronikus aláírásokra, az elektronikus aláíráshoz tartozó tanúsítványokra, illetve az azokkal összefüggésben nyújtott elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokra rendeletben – a közigazgatási hatósági eljárás általános szabályairól szóló törvényben foglalt rendelkezések érvényesítése érdekében – sajátos követelményeket írjon elő.
- A törvény meghatározza azt a felhasználási kört is, ahol az elektronikus aláírás kötelezővé tehető: az adókötelezettség teljesítésének módját megállapító törvény, a bírósági cégeljárás szabályait megállapító törvény, a jogügyletek biztonságának erősítéséről szóló törvénymódosításokról szóló törvény és a pénzügyi közvetítőrendszer felügyeletét ellátó szerv részére történő adatszolgáltatás teljesítésének módját megállapító jogszabály kivételével jogszabály nem teheti kötelezővé az elektronikus aláírás felhasználását az ügyfél részére (a kivételek esetében viszont kötelezővé tehető).
- Minősített tanúsítványt bármely – az E-aláírási tv. 3 § (3)-(4) bekezdés szerinti – bírósági vagy közigazgatási hatósági eljárásban el kell fogadni.
A fenti rendelkezések alapján is nyilvánvaló, hogy az elektronikus aláírás – szinte észrevétlenül – rendkívül széles körben elterjedt a napi vállalati munkafolyamatokban. Mivel azonban az aláírások egy része jogi képviselők és más meghatalmazottak útján teljesíthető, közel sem annyira ismert a cégvezetők előtt, mint amennyire az a jogszabályi háttér alapján indokolt lenne.
A cikk II. részében ezért tételesen ismertetjük az egyes eljárásokban alkalmazható elektronikus aláírások főbb jellemzőit, és sorra vesszük, hogy a fenti 5 pontban nevesített felhatalmazásoknak különféle jogszabályi módosításokkal hogyan szereztek érvényt – azaz megválaszoljuk a kérdést: mi mindenre alkalmazhatják a cégek az elektronikus aláírást.
Táborosi Levente
szolgáltatási igazgató
iLex Systems Zrt.
kérdések/észrevételek: ilex@ilexsystems.com címen tehetők fel.
Kedves iLex-blog olvasóink!
Köszönjük, hogy 2015. évben érdeklődéssel fogadták együttműködő partnereink és saját ügyvéd kollégáink által írt jogi tárgyú cikkeinket, melyekkel elsősorban a hazai cégek jogi folyamatait kívántuk támogatni. A hetente megjelenő jogszabályi update-ek reményeink szerint segítik a vállalatokat a sikeres szerződéskötésekben, illetve a jogviták megelőzésében.
Eredményekben gazdag, üzletileg nagyon sikeres, boldog 2016. évet kívánunk!
dr. Ritter Marianna
iLex Systems Zrt.
