A 2018. január 1-jétől életbe lépő kötelező elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat dr. Homoki Péter ügyvéd, a CCBE Jogi Informatikai Szakosztályának elnöke, az iLex együttműködő partnere foglalja össze és részletesen bemutatja a cégkapu-regisztráció lépéseit is.
Mivel jár a kötelező elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jétől?
Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény („Eüsztv.”) alapján 2018. január 1-jétől minden gazdálkodó szervezet elektronikusan köteles ügyet intézni a közfeladatot ellátó szerveknél (így bíróságoknál, hatóságoknál stb.) vagy az ezt biztosító közüzemi szolgáltatóknál (a továbbiakban ezekre egyszerűsítve „hatóságként” utalunk).
Reméljük, hogy minden hatóság maradéktalanul felkészül e feladata ellátására, mindenesetre a bíróságok és néhány nagyobb hatóság e kötelezettséget biztos, hogy érvényesíteni is fogják. Ilyen kötelező elektronikus képviselet már eddig is érvényesült a polgári peres bíróságon vagy az adóhatóságnál, de ez január 1-jétől a jogszabályok szerint általános kötelezettséggé válik.
A legfontosabb változás az ilyen gazdálkodó szervezetek számára, hogy az ún. hivatalos elektronikus elérhetőségükre közölt mindenféle iratra beáll majd a kézbesítési vélelem, azaz még ha nem is veszik át azt az iratot, akkor is néhány napon belül kézbesítettnek kell azt tekinteni. Eddig ez csak néhány eljárásban volt így. Ez nagyon fontos változás: ha egy keresetlevelet a bíróság kikézbesít egy ilyen gazdálkodó szervezet (mint alperes) hivatalos elektronikus elérhetőségére, és a szervezet semmit nem reagál (mert nem nézi, hogy mi érkezett az adott fiókba), akkor a bíróság meghagyás útján a keresetben foglalt összeg megfizetésére fogja kötelezni az alperest. Nem fogja a bíróság a kezdő iratot papír alapon postázni, mint eddig. Ugyanez igaz a fizetési meghagyásokra is. Ha a küldeményt a címzett a második értesítést követően sem veszi át, akkor az kézbesítettnek minősül (Eüsztv. 14. § (4) bekezdés).
Fontos, hogy gazdálkodó szervezetnek minősülnek az egyéni vállalkozók, de nem minősül gazdálkodó szervezetnek az egyéni ügyvéd, a magánállatorvos, az egyéni szabadalmi ügyintéző vagy az önálló közjegyző (hiába minősülnek egyéni vállalkozónak adójogi szempontból). Ők továbbra is intézhetik papíralapon a saját ügyeiket, de csak a saját ügyeiket. Aki közülük jogi képviselőként jár el (pl. egyéni ügyvéd, ügyintéző) vagy saját maga hatósági feladatot lát el (pl. önálló közjegyző), az már más szabály alapján lesz köteles az elektronikus ügyintézésre.
Mi az a hivatalos elérhetőség?
Az elektronikus ügyintézés egyik alapfeltétele, hogy a hatóság elektronikus úton és megbízható módon elérhesse az ügyfélként eljáró személyt. Ez a „hivatalos elérhetőség”.
Eddig is volt elektronikus elérhetőségünk, használtunk ügyfélkaput vagy perkaput. Ezek azonban nem voltak hivatalos elektronikus elérhetőségek, csak elektronikus elérhetőségek.
Honnan tudjuk majd, hogy kinek mi a hivatalos elérhetősége?
Ezt a célt szolgálja majd a 2018. január 1-jétől működő úgynevezett „rendelkezési nyilvántartás”. A rendelkezési nyilvántartás a személyek e-ügyintézésre vonatkozó rendelkezési döntéseit tartja nyilván, ezek közül a legfontosabb éppen az, hogy egy adott természetes személynek vagy gazdálkodó szervezetnek mi a hivatalos elektronikus elérhetősége.
Az Eüsztv. szerint a már létező gazdálkodó szervezet 2017. augusztus 30-ig kötelesek bejelenteni a rendelkezési nyilvántartásba az Eüsztv. 14. § (1) bekezdése szerinti hivatalos elérhetőségét, új gazdálkodó szervezet pedig a létrejöttét (bejegyzését) követő 8 napon belül köteles ezt teljesíteni (Eüsztv. 14. § (1) és 108. § (6)).
Igen ám, de a rendelkezési nyilvántartásban egyelőre csak a természetes személyek számára elérhető funkciók vannak, és ott sem érhető el még minden funkcionalitás. Így nem érhetőek el még azok a funkciók sem, amelyekkel természetes személyek (így egyéni vállalkozók) az Eüsztv. 15. § (1) bekezdése szerint bejelenthetik a hivatalos elektronikus elérhetőségüket.
A nem természetes személy jogalanyok számára a rendelkezési nyilvántartás még egyáltalán nem érhető el, így a gazdálkodó szervezetek sem jelenthetik be még a hivatalos elektronikus elérhetőségüket közvetlenül a rendelkezési nyilvántartásba.
Hivatalos elektronikus elérhetőségként pedig nem jelenthetünk be bármilyen email címet, csak ún. biztonságos kézbesítési címet. A cégkapu ilyen, biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím lesz, ahogyan az eddig is már jól ismert ügyfélkapu is. A cégkapu regisztrációja során nyilatkozhatunk úgy, hogy a létrehozott cégkapunk legyen egyúttal a rendelkezési nyilvántartásba is bejelentve hivatalos elektronikus elérhetőségként.
Tehát az Eüsztv. 108. § (6) bekezdése szerinti, augusztus 31-ig már teljesítendő bejelentési kötelezettségnek egyelőre csak a cégkapu megnyitásával tudunk eleget tenni.
Fontos, hogy egyéni vállalkozó a 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet 88/A. § alapján csak ügyfélkaput jelenthet be hivatalos elektronikus elérhetőségként, azaz cégkaput nem. Egyéni ügyvéd vagy szabadalmi ügyvivő dönthet úgy, hogy cégkaput jelent be hivatalos elérhetőségként, de dönthet úgy, hogy ügyfélkaput fog használni.
Ugyanígy fontos, hogy az a hatóság, aki maga is elektronikus ügyintézés biztosítására köteles, csak a hivatali kapuját jelentheti be hivatalos elektronikus elérhetőségként olyan ügyekben is, ahol ő az ügyfél (pl. köztestület adóbevallásához), cégkaput nem (még ha létre is tud hozni) (451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet 85. § (6) bekezdés).
A cégkapu megnyitása és használata
A cégkapu megnyitása és annak működtetése (az adatok 300 MB-ig való tárolása) ingyenes (de az ennél nagyobb méretű küldemények beérkezését is jogszabály garantálja).
Egy gazdálkodó szervezet csak egyetlen cégkapuval rendelkezhet. A cégkapu címe mindenkinek egyébként az adószám első nyolc számjegye, majd #cegkapu lesz.
A 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet 91. § értelmében, és cégkaput használhatnak hivatalos elérhetőségre is. Noha az egyéni ügyvédek is kötelesek hivatalos elérhetőség bejelentésére a rendelkezési nyilvántartásba, ők dönthetnek úgy is, hogy inkább a személyes ügyfélkapujukat használják majd hivatalos elérhetőségre (bár erre a rendelkezési nyilvántartás tartalma miatt jelenleg nincsen lehetőség.) Valószínűleg lesz majd más ilyen szolgáltatás is, pl. a Magyar Posta szolgáltatása vagy akár piaci szolgáltatók (pl. Microsec) is nyújthatnak ilyen szolgáltatást. De egyelőre augusztus 30-ig bejelentési kötelezettségünknek biztosan csak a cégkapuval tehetünk eleget, ezért most csak erről szólunk.
A cégkaput elektronikus kapcsolattartásra használhatjuk, hasonlóan a perkapuhoz, hasonló igazolásokkal, de más vizuális elemekkel. A funkciója tehát hasonlítani fog egyébként a perkapunál megszokott funkciókhoz, de új, modernebb felületet használhatunk.
Magát a cégkaput 2018. január 1-je előtt még csak megnyithatjuk (regisztrálhatjuk), de nem használhatjuk, de novembertől már lehet a használatot is tesztelni, nem csak a megnyitását.
A korábban használt perkapuk használata 2018. január 1-jétől megszűnik, valószínűleg úgy, hogy a beérkező iratokat még megkapjuk, de új beadványokat már perkapuval nem lehet feladni.
A cégkapu regisztrációja
A cégkapu regisztrációt itt kezdhetjük meg:
A regisztrációs folyamat lényege, hogy a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult személy ügyfélkapus úton bejelentkezik, majd csatolja az általa képviselt szervezet azonosító adatait, a szervezet létrejöttét és a személy képviseleti jogát igazoló iratok beszkennelt változatát.
A cégkapu regisztrációját elvégezhetjük cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezetként vagy egyéb gazdálkodó szervezetként is (az elválasztás alapját kizárólag az képezi, hogy az adott szervezet szerepel-e a cégnyilvántartásban vagy sem).
A cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezetként történő regisztráció esetében kiválaszthatjuk, hogy a jogi személy egyetlen törvényes képviselőjeként végezzük el a folyamatot, illetve azt is, ha együttes képviselet esetén más, képviseletre jogosult személy(ek) helyett is mi regisztrálunk. Fontos, hogy több önálló cégjegyzésre jogosult személy esetében ezeknek a személyeknek egymás után be kell jelentkezniük az Ügyfélkapun keresztül és ezt követően elvégezni a regisztrációs folyamatot.
Cégnyilvántartásban szereplő személyek esetén a cégkapu nyitásához szükséges ellenőrzéseket automatikusan elvégzi nekünk a rendszer – ha a cégkaput nyitó képviselő magánszemély adóazonosító jele megegyezik a cégnyilvántartás szerint a cégjegyzésre jogosult képviselő adóazonosító jelével, a regisztrációt külön további igazolások nélkül elfogadják, ami jelentősen gyorsítja a folyamatot.
Ha a regisztráló személy meghatalmazottként jár el, a gyorsított eljárásra nincsen lehetőség, ez esetben a felcsatolandó iratok között szerepelnie kell az ő meghatalmazásának is. Ugyanígy nincsen lehetőség gyorsított eljárásra nem cégnyilvántartásban szereplő szervezetek esetén, így alapítványok, egyesületek, ügyvédi irodák stb. esetén. Az ilyen cégnyilvántartáson kívüli vagy meghatalmazáson alapuló regisztrációk esetén mielőtt nekiállunk a cégkapu regisztrációjának, legyen beszkennelve legalább a gazdálkodó szervezet alapító okirata, bejegyző végzése és aláírási címpéldánya.
Azaz azt láthatjuk, hogy a cégkapu teljesen automatikus regisztrációját csak a cégnyilvántartásban szereplő gazdálkodó szervezet esetén lehet alkalmazni, és ha a képviseletre jogosult személy a saját nevében végzi el a regisztrációt.
A regisztráció következő lépése a Cégkapu regisztrációs űrlap kitöltése, ennek során megadjuk:
- a regisztrációt végző természetes személy azonosító adatait,
- a képviselt szervezet adatait,
- a képviseletre jogosult személy természetes azonosító és kapcsolattartó adatait,
- a cégkapumegbízott természetes azonosító adatait.
Tehát más lehet, aki regisztrálja a cégkaput (lásd a) pont), és más, aki majd a fő felhasználó lesz, ő lesz ugyanis a cégkapumegbízott (lásd c) pont). A cégkapumegbízott azért lesz fő felhasználó, mert ő is regisztrálhat majd sok-sok ügyintézőt is, aki ugyanúgy hozzáférhet a cégkapuhoz, de ez a funkció ma még nem elérhető a nyilvánosság számára).
És sem a cégkapumegbízott, sem a regisztráló személy nem kell, hogy feltétlenül a szervezet képviseletére jogosult személy legyen (de természetesen mindegyik lehet ugyanaz az egy személy is). Ha a regisztráló személy azonos a képviseletre jogosult személlyel, akkor nem kell, hogy külön meghatalmazást csatoljunk a regisztrációhoz. Ilyen azonosság esetén, ha cégnyilvántartásban szereplő szervezetet regisztrálunk, beikszelhetjük, hogy a regisztráló személy adóazonosító jelét vessék össze a cégnyilvántartásbeli adóazonosító jellel:
Sem cégnyilvántartáson kívül szervezetek, sem meghatalmazás alapján regisztráló személy esetén ilyen nyilatkozatot nem tehetünk.
Fontos, hogy a cégkapu regisztráció során bejelöljük azt, hogy a cégkaput egyúttal rögzítsék a rendelkezési nyilvántartásba is hivatalos elérhetőségként:
Az adatok beírását és a csatolandó dokumentumok feltöltését követően beküldhető a regisztrációs űrlap, amelynek megtörténtéről kapunk egy visszaigazolást is. A beküldéssel együtt a beküldött űrlapot és csatolmányokat is AVDH-val hitelesíti a cégkapu regisztrációs weboldal.
Nem javasoljuk, hogy a regisztrációt a NAV ügyintézésnél már megszokott módon a könyvelővel végeztessük, mert fontos meglátni a különbséget abban, hogy a cégkapu nem egyszerűen adóügyi eljárásokhoz használt felület, hanem mindenfajta ügyintézést biztosító postafiók. Természetesen bármely külső személynek, így akár a könyvelőnk ügyfélkapus azonosítójának is lehet majd ügyintézési jogot adni az adott gazdálkodó szervezet cégkapujához. Mégis, a cégkapu ennél jóval több, és az oda érkező iratok megismerése a gazdálkodó szervezet működésének szerves részét kell, hogy képezze. Nem sok könyvelő vállalná szívesen annak felelősségét, hogy a cégkapura érkező keresetlevelekről majd ő szól az ügyfelének…
dr. Homoki Péter ügyvéd,
a CCBE Jogi Informatikai Szakosztályának elnöke,
az iLex együttműködő partnere foglalja össze
