Az iLex Systems Zrt. együttműködő partnerei közreműködésével indított cégjogi sorozat 40. részében dr. Kozma László végrehajtási jogász, az Innosmart-csoport tulajdonosa arról ír, hogy a felhő-alapú, mobileszközökre optimalizált, mesterséges intelligenciával is rendelkező, új generációs bérügyviteli IT-rendszerek már Magyarországon is elérhetők és hatékonyan segítik mind a munkáltató, mind a munkavállaló digitalizált adatokhoz történő hozzájutását.
Mai felgyorsult, internet-, és IT alapú világunk egyre több szegmensben optimalizálja folyamatainkat, gyorsítja és egyszerűsíti életünket. Egy 2015. évi Google kutatás alapján, az „Y generáció” (18-30 éves korosztály) naponta 117 alkalommal fogja kezébe okostelefonját… mire ezt leírom, már valószínű 119… ez a szám ugyanis folyamatosan növekszik. Meglepő, de az idősebb korosztály sincs túlzottan elmaradva.
Ha igazán őszinték akarunk lenni magunkhoz, legtöbb esetben közvetlenül ébredésünk után mi is az okostelefonunkhoz, okoseszközünkhöz nyúlunk – most ne feltétlenül arra gondoljunk, hogy a „szundi” funkciót valahogyan ki/be kell kapcsolni –, és „együtt” kezdjük a napot. A szokásos körök: e-mail, üzenetek, napirend, elvégzendő feladatok listája, időjárás, forgalmi előrejelzés, hírek, esetleg közösségi portálon görgetés… és közben – észrevétlenül – fogat mostunk, megittuk a kávénkat, felöltöztünk, bepakoltunk, elindultunk.
Az, hogy ez milyen hatással van ránk, majd később kiderül. Az, hogy két évvel ezelőtt a böngészőkben történő keresés mobil eszközzel 5 százalék volt, ma pedig már 50 százalék (!), tény. Úgy gondolom, hogy bármelyik piaci területen lévő szereplő és szolgáltató, aki ezt figyelmen kívül hagyja és nem fejleszt ilyen irányba, az nem innovatív, nem halad ezzel a világgal és lemarad(hat).
A misztikus bérszámfejtés, HR-környezet
Álláspontom szerint a legtöbb munkavállaló életében és életéből fontos perceket vesz el, amikor kitölti jelenléti ívét, természetesen minden munkanap elején és végén. Többnyire csak vízió, hogy a hónap utolsó napján készíti el azt a HR-es kolléga második felszólítására. Tudom, hogy ilyen csak filmekben fordulhat elő, de gondoljunk bele csak egy percre, ha a hónap utolsó munkanapján kellene összeállítanunk havi jelenléti ívünket. Erősen át kellene gondolni, hogy hogyan is volt a második héten az a bizonyos kedd… vagy szerda?!
Egyben egyetérthetünk, a többség nem sorolná a kedvenc feladatai közé. Ez pedig így van jól! Elegendő, ha a főnök fülét rágja a könyvelő, legyen ez az ő és a könyvelő/bérszámfejtő gondja. A probléma akkor adódhat, ha valami nem megfelelően lett rögzítve, és ez megmutatkozik a fizetéskor átvett összegnél. Esetleg, ha mi magunk vagyunk a „főnök” vagy ezzel a feladattal megbízott személy. Ennél a pontnál átérezzük a folyamat relevanciáját.
A könyvelés, bérszámfejtés a munkavállalók és munkáltatók legnagyobb többségénél a szükséges rosszat jelenti. Ez minden hónapban jön, kizökkent, elveszi a valós munkától az időt, koncentrálni kell, hogy hiba nélkül elkészüljön. Olyan ez, mint az iskolában a bejelentés nélküli kémiadolgozat. Bízunk abban, hogy megfelelően használtuk a táblázatokat, vagy/és a szomszédunk jó adatokat adott meg. Mindegy, a következő héten úgyis kiderül. Vajon jól van ez így?!
Hogyan lehet a bérügyvitel digitalizált és modern?
Jelenleg a vezető nélküli autót tesztelik, az óránk csipog és jelzi, ha e-mailt kaptunk, nagyvállalatok termelési folyamatait programok optimalizálják. Ezekben az innovációkban az is a közös, hogy mindegyik cégnél a dolgozók bére bérszámfejtve van. Havonta. Ha ez ennyi embert érint és fontos (azaz kötelező), akkor a jelenlegi IT-környezetnek az ebben rejlő feladatot is képesnek kell lennie kezelni. A piacon lévő szolgáltatóknak valós kihívás, hogy ezen a szolgáltatási területen is alkalmazkodni tudjanak a digitális világ elvárásaihoz.
Miért lenne annyira elképzelhetetlen, hogy egy online felületen, az okoseszközén keresztül tudja a munkavállaló elérni, és használni a jelenléti ívét, szabadság- vagy cafetéria-nyilvántartását? Online. Bárhonnan.
Kicsit tovább megyek: mi lenne, ha a szabadságigénylés és annak a vezető általi jóváhagyása online lenne?
A jó hír az, hogy erre már hazánkban is van lehetőség. A rossz hír pedig az, hogy, mint minden újdonságnál, a felhasználók nem a lehetőséget látják benne, hanem a nehézségeket. Esetleg még nem is értesültek arról, hogy létezik ilyen megoldás. Véleményem szerint ez a gát gyorsan át fog szakadni, és pár éven belül ez lesz a legtöbb innovatív és fejlődő cég modellje, ezt és így fogják használni.
Kinek előnyös a digitalizált bérügyvitel?
Röviden: mindenkinek. Nem kell kitöltendő papírokra várni, nyomtatni, összegyűjteni, leadni, adatokat többszörösen rögzíteni, pótolni, ha elkavarodik/ráfolyik a kávé. Merthogy ez az életszerű! Ha online eléri egy munkáltató és egy munkavállaló a saját HR modulját, amit képes folyamatosan követni – a konzervatívabbak igényeinek megfelelően még ki is nyomtatni –, egészében láthatja és visszakeresheti a számára szükséges információkat. Beállíthatja saját felületén személyes adatait, végzettségeit, szja-kedvezményeit stb.
Lekérdezhetővé válnak a fizetési lapok (online!), a TB-ellátás, a bérkarton, a legutóbbi bérátutalás, az szja-adatok.
Megfelelően szűrve, beállítva, a szoftver képes automatikus összesítőket leképezni. Kisebb a hibázási lehetőség, sokkal gyorsabb a folyamat, átláthatóbb, a folyamat szereplőinek adatai bármikor visszakereshetőek. Kezeli a havi-, óra-, és teljesítménybéres bérezési formákat. Figyelembe veszi a távolléteket, a hó közi kifizetéseket.
Ez pedig a jéghegy csúcsa, mert ezek a típusú szoftverek elkészítik a szükséges adatszolgáltatásokat, biztosítják az elektronikus bevallásokat, a havi adó és járulékbevallásokat, az éves személyi jövedelemadó bevallásokat, és kezelik a Cafetéria rendszert. automatikusan. Követik a folyamatos jogszabályváltozást, és egyaránt alkalmasak a kkv-k és nagyvállalatok számára. Beállítás kérdése csupán.
Technológia és költségek
Ma már a fejlett HR modul felhőben üzemelő rendszer, a hozzá kapcsolódó megoldások böngészővel érhetőek el. Ennek az az előnye, hogy akár IOS, Windows vagy Android felületen is kompromisszumok nélkül üzemelnek.
Feltehető a kérdés, hogy akkor ez biztosan drága, eszközigényes, bonyolult. Ezeknél a modern bérügyi és HR-moduloknál már erre is gondoltak a szakemberek. Az egész rendszer SaaS szolgáltatásként üzemeltethető, így nem kell emiatt informatikai struktúrát és – jól kereső – informatikust alkalmazni. Az egész bérelhető vagy projekt konstrukciókban is használható, sőt, egyre kedvezőbb pályázati erőforrások jelennek meg. Általában a havi telefonszolgáltatással esik egy árba a havi alapszolgáltatás.
Ezen felül outsoursing, azaz nincs szükség bérszámfejtési-, és társadalombiztosítási területen jártas szakemberre, hiszen ezt a szolgáltatók elvégzik. A felületek létrehozásánál már minden fejlesztő és szolgáltató a legegyszerűbb megjelenésre és kezelhetőségre koncentrál. A „fogyasztó” választhatja ki, hogy melyik felületet létrehozó szolgáltató számára a legszimpatikusabb.
Összegzés
Felelős cégvezetőkként, irodavezetőkként, el kell fogadnunk a jelenlegi kor digitális erejét. Ha ezt az erőt magunk mellé, és nem magunkkal szembe állítjuk, akkor gyorsabban, kényelmesebben, hatékonyabban haladhatunk. A technológiai fejlesztések eredményei közvetlenül érintik mindenki életét, véleményem szerint ezeket okosan használva segítik is azt.
A jelenlegi piacvezető okoseszköz gyártók abban nagyszerűek, hogy jól és egyszerűen használhatóvá tették eszközeiket. Ez hozta el számukra a sikert, és egy új fejezetet nyitott a modern eszközök világában. Felismerték, hogy a fogyasztó kényelme és véleménye, szerény/egyszerű kezelési határai jelentik a sikerességet.
Jó iránynak tartom, hogy a digitális fejlődés eredményeként felhasználóbarát és egyszerűen átlátható megoldások születnek. Az eszközök mellé beálltak a sorba a szolgáltatók is, akik gyors, biztonságos, hatékony felületeket biztosítanak a felhasználóknak. Merjük bátran (ki)használni ezeket a megoldásokat, mert megkönnyítik az életünket.
Dr. Kozma László
végrehajtási jogi szakjogász,
az Innosmart-csoport tulajdonosa
iLex Systems Zrt. együttműködő partnere
kérdések/észrevételek: ilex@ilexsystems.com
