Az iLex Systems Zrt. együttműködő partnerei közreműködésével indított cégjogi sorozat 40. részében dr. Kozma László végrehajtási jogi szakjogász, az Innosmart-csoport tulajdonosa arról ír, hogy nincs messze – már hazánkban sem – az az idő, amikor a cégek könyvelési feladatait felhőben tárolt, mobileszközökre optimalizált intelligens könyvelő-alkalmazás látja majd el.
Ha az ideális könyvelőt kellene megfhatároznunk, valami ilyesmi lenne: „Folyamatosan elérhető, online. Karácsonykor is. Akkor is, ha beteg… a gyereke, a férje, a kutyája. A kérdéseimre tudja a választ, sőt, igazából a kérdéseimet is ő tudja. Olcsó. Olcsó, úgymint önmagában olcsó, bármihez és mindenhez viszonyítva is. Nem kell vele találkozni. Soha!” Igazából egy gép?!
Milyen kedves összegzés. A félelmeink szépen kirajzolódnak. Ettől a „géptől” a mai szoftveres fejlesztések azonban nem is járnak annyira távol.
Kezdjük az elején!
Könyvelőre egész egyszerűen szükségünk van. Akinek nincs, az vagy maga könyvelő, vagy nem koncentrál eléggé a saját gazdasági-vállalkozói folyamataira. Vagy a dicsőséges 1 százalékhoz tartozik. Esetleg füllent.
Sok könyvelőiroda jól működik, rendszerszerű, pontos. A partnerek viszont soha nem elégedettek igazán. Talán nem is tudják megmagyarázni az okát, de a fogorvoshoz is görcsösen lépünk be, hiába mossuk napi kétszer a fogunkat.
A vezetők azt látják, hogy a maximálisan rendelkezésre álló erőforrásukból áldozni kell ezen a területen. Munkaerőt, munkaidőt, szoftvert, hardvert. A maximumból egy részt mindig ki kell vonni a teljes rendszerből. Ez az áldozat pedig bármelyik profitmaximalizálási oltáron – magyarázhatónak ugyan magyarázható, de – zavaró. Maga a kisördög, akivel próbálunk valamilyen paktumot kötni, hogy kevesebbet kelljen foglalkozni a cég életében a könyveléssel. A kisördög pedig mosolyogva bólint. Tudja, hogy a könyvelésre szánt idő, pénz, eszköz, munkaerő soha nem lehet nulla. Mindig annál valamivel több. Ha jól kufárkodunk, akkor egyre kevesebbet kell vele foglalkoznunk, és amit innen nyerünk, azt vállalkozásunk „hasznos haladására” fordíthatjuk. Az emberi természet viszont nyughatatlan, és törekvő. A jelen győzelme ízét holnap ismét az elégedetlenség keserűsége váltja. Hiába szereztük meg a vörös patás fortyogó üstjét, idővel a tüzes villája is kellene.
Továbbra is úgy gondolom, hogy ezzel nincsen gond, mert egy vállalkozás pénzügyi és adóügyei legyenek folyamatosan és mindig rendben. A gond álláspontom szerint ott adódik, ha arányaiban többet fogyasztunk erre a rendelkezésünkre álló erőforrásainkból, mint amennyivel ez a feladat – hasonló hatásfokkal és eredménnyel – megoldható lenne.
Rögzítés, rögzítés, avagy „2 x rögzítés”
Saját fejlesztéseink során több könyvelővel sikerült konzultálnom. Kíváncsi voltam az oldalukon jelentkező bosszantó feladatokra, hiszen a könyvelői feladatok optimalizálása ugyanolyan fontos cél, mint a partnerek kívánságainak megvalósítása. Mindig szembejött a „rögzítés” problematikája.
Miről is van szó? Általában az ügyfél a saját rendszerében rögzíti a számlákat, adatokat, stb. Az esetek nagy részében a könyvelők teljesen más szoftvereket használnak, mint az ügyfeleik. Az ügyfél „rögzítéses” munkája után átadja – nagyrészt papíron – a könyvelőnek a számlákat, szerződéseket, iratokat. A könyvelő saját rendszerében újra rögzíti a teljes anyagot vagy annak egy részét.
Azonos adat többszörös rögzítése a jelenkor digitális világában, hát hogy mondjam, „érdekes jelenség”, de semmiképpen sem hasznos folyamat. Jogos a partnerek felvetése, hogy ez a munkarész meddő módon annyi erőforrást elpocsékol, amivel a Nagykörúton két napig elmenne a villamos.
Álláspontom szerint a rögzítési feladat nem a legbonyolultabb feladat, viszont rendkívüli fontos. Meggyőződésem, hogy ez a feladat kiváltható szoftveres megoldással. Nem kell már sokat aludnunk ahhoz, hogy egy számla berögzítéséhez elég legyen egy szkenner és egy szoftver. Igen! Megszűnik a kézzel való adatrögzítés.
Egy intelligens szoftver a szkennelést követően az iratokból kinyert adatokat a megfelelő helyre berögzíti, lekönyveli. Ez a gyakorlatban úgy néz ki, hogy ha megkapunk egy számlát, egy jobb típusú okostelefonnal lefényképezzük, és feltöltjük a szoftverünkbe.
Ennyi. A számla le lett könyvelve. Nem a hónap utolsó csütörtökén, amikor a futár elviszi a szokásos dossziénkat a könyvelőhöz, hanem: most! Minden nap látom egy mobilalkalmazáson keresztül, hogy hogyan áll a könyvelésem, holnap milyen számlákat kell kifizetnem és hogy mely szerződések pénzügyi teljesítése várható.
Ez nem egy távoli fikció. A szerepek megváltoznak. A tulajdonosi körnek kell a legelején meghatározni könyvelési politikáját, amely a programban beállításra kerül a tulajdonosi igényeknek megfelelően. A könyvelőknek inkább adótanácsadói vagy szakmai, szakértői és ellenőrzési feladataik lesznek. Monitorozzák és kontrolálják az adott cég könyvelését. Az pedig ma már természetes, hogy ezek az online könyvelési programok a hatályos joganyag szerint működjenek.
Összegzés
Ahogyan nem létezik olyan autógyár sem, amely egyetlen nagy összefüggő gépsor lenne – azaz bemegy az alkatrész, a végén pedig kigurul az autó –, úgy a könyveléshez is szükség lesz minden fejlesztés ellenére az emberi munkaerőre.
Az online könyvelés egy trend lesz. Hozzáteszem, már ma is az. Gyorsan fog terjedni a vállalkozók és cégvezetők körében, mert felveszi a „megkívánt tempót”. Ma már ugyanis „tempó-gazdaság” van, ami egyre jobban pulzál és lüktet.
Mindig jelzem, hogy olyan rendszert nem lehet létrehozni, amely minden szereplőnek egyformán és kifogástalanul megfelelne. Bizonyos kompromisszumokra szükség van a folyamatok szereplői részéről. A várt eredmény azonban egy kényelmesebb karosszék világába ültet, és csak megszokás kérdése. Örökös harc a pesszimisták és az optimisták között, hogy a boros pohár félig teli van, vagy félig üres. A mai trendi életmódtanácsadók, táplálkozási szakértők szerint viszont a bor gluténmentes. Ha ilyen szellemiségben próbálunk hozzáállni az átalakulóban lévő online szolgáltatási szektorhoz, akkor kihasználtuk digitális világunk modern eszközeit.
Dr. Kozma László
végrehajtási jogi szakjogász,
az Innosmart-csoport tulajdonosa,
iLex Systems Zrt. együttműködő partnere
kérdések/észrevételek: ilex@ilexsystems.com
