Az elektronikus adatcsere és a digitális archiválás hatékonyabbá teheti a vállalatok működését, segítségével idő és pénz takarítható meg.

Az elektronikus adatcsere (Electronic Data Interchange, EDI) – az üzleti adatok automatikus átvitele a vállalati számítógépes rendszerek között – már több mint 30 éve támogatja az üzleti folyamatok hatékony működését. Az eCommerce és az eBusiness kategóriákba sorolt EDI legfontosabb ismertetőjegye az adatcsere integrációja: a folyamat nélkülöz mindennemű manuális beavatkozást, jelentős előnyökhöz juttatva ezzel a felhasználót.

Az EDI gazdasági jelentőségét az adja, hogy alkalmas az egymástól különálló, de együttműködő szervezetek – egy vállalat esetén például a partnerek vagy az ügyfelek – üzleti dokumentumainak elektronikus integrálására.

Az EDI használatával a vállalat csökkentheti a költségeit, egyrészt mivel nem szükséges minden esetben kinyomtatni a dokumentumokat, másrészt az elektronikus postázás miatt.

Az EDI rendszer zárt hálózat, amelyben a nemzetközi szabványok és a magas fokú biztonsági protokollok használatával az üzleti dokumentumok számára is megfelelő biztonsági szintet lehet elérni.

Az EDI technológia használatával a vállalat hatékonysága nőhet. A szerződéseit például az elektronikus adatcsere rendszeren keresztül biztonságosan, valós időben továbbíthatja, így a feldolgozási idő felgyorsul. Nem jelent problémát az sem, ha a fogadó fél a melléklet miatt nem engedélyezi a fogadást – ami az emailes továbbításban gyakran előfordul. Minden adat, információ megérkezik, a folyamat az elejétől a végéig nyomon követhető, könnyen ellenőrizhető, a manuális adatbevitelből adódó hibázási lehetőségek is elkerülhetők.

Az EDI technológia további előnye, hogy több – akár több ezer – partner esetén is elegendő vállalatonként egy kommunikációs csatorna kiépítése. A vállalati kommunikáció leegyszerűsödik, amivel jelentős költségmegtakarítás érhető el.

Digitális archiválás: elektronikus dokumentumok biztonságos tárolása

Magyarországon a digitális archiválás szabályait a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rögzíti.

Az EDI-hez hasonlóan a digitális archiválás is a mai modern és optimális elektronikus jogi – üzleti folyamatok szerves része. Amellett, hogy helyet és erőforrást takarít meg, a digitális archiválás biztonságos módszer, amely lehetővé teszi az üzleti információk azonnali elérhetőségét és nagyon hatékony kezelését. Az előnyök sora folytatható: a digitális archiváló rendszer

• felkészíthető a különböző adatformátumok kezelésére; a törvényben meghatározott adatsérthetetlenségeket a rendszer az egész archiválási időtartamra garantálja;
• web-alapú felhasználói felületén keresztül szabályozott módon – ki, mit, hogyan tud elérni, eredetivel megegyező másolatot letölteni stb. – biztosítja, hogy a vállalat dolgozói hozzáférjenek a dokumentumokhoz;
• lehetővé teszi (akár egy archívumon belül) különböző keresési feltételek beállítását;
• igény esetén rövid időn belül ideiglenes hozzáférést tud biztosítani például könyvvizsgáló részére;
• segíti a tárhely bővítését.

A digitális archiválás tehát kifejezetten ajánlott minden olyan vállalatnak, ahol kényes, nagy biztonságot igénylő adatokkal dolgoznak, és ahol az adatok sértetlenségének megőrzése kiemelkedő fontosságú.

Hernádi Gábor
Key Account Manager
EDITEL Hungary Kft.
iLex Systems Zrt. együttműködő partnere

Kérdések/észrevételek: ilex@ilexsystems.com