A számla gazdasági eseményt rögzítő szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány. Azért olyan fontos, mert a legtöbb gazdasági eseményt számlán dokumentáljuk – vagyis az Ön könyvelésének alapját képezi. De nemcsak azt. Alapját képezi az áfa bevallásának, nyilvántartásának és beszedésének is – vagyis többszörös költségvetési érdek fűződik ahhoz, hogy a számla szabályait minden számlakiállító és számlabefogadó betartsa. (Nem véletlen, hogy a NAV kőkeményen büntet minden eltérést.) Ezért ajánlott erősen, hogy Ön is kiigazodjon a számlázás szabályai között – javasolja Himer Csilla kreatív kontroller.
A számla valamiért örökzöld téma a pénzügyekben. A számlázásra vonatkozó előírások ugyanis kicsit olyanok, mint a Biblia: mindenki úgy értelmezi, hogy alátámassza vele a saját véleményét. Ami már önmagában is éppen elég nagy baj, hiszen az áfatörvény meglehetősen egyértelmű – mégis rengeteg tévhit kering ezzel kapcsolatban.
Számla vagy nem az?
Arról, hogy mitől számla egy nyomtatvány, az előző cikkemben olvashatott. Meglehetősen bőségesen. Úgyhogy ennek mentén már nagyjából el lehet dönteni, hogy mi az, amit Ön is befogadhat ilyen címen, és mi az, amit a könyvelője úgy fog visszadobni Önnek, mintha forró krumplit fogott volna.
Ennek ellenére még mindig vannak vakfoltok. Például ilyen az a kérdés is, hogy na jó, de mi van a nyugtával?
Számla a nyugta, vagy nem?
Megnyugtatok mindenkit, a nyugta számlának számít. Csak egyszerűsítettnek. Az áfa törvény ugyanis így nevezi: egyszerűsített számla.
A nyugta tartalma:
- A nyugta száma: a nyugta ugyanúgy szigorú számadási kötelezettségű nyomtatvány, mint nagytestvére, tehát ugyanúgy folytatólagos sorszámmal ellátottnak kell lennie.
- A nyugta kiállítója: ez az, ami általában a nyugta jobb felső sarkában szerepel, de lehet máshol is, ha jól olvasható. Ez az, amit a nyugtatömbön rendszeresen úgy szokott látni, hogy az eladó céges bélyegzőjének lenyomata helyettesíti a feliratot. Persze láttunk már olyat is, ahol a nyugtatömböt eleve az eladó adataival együtt nyomtatták ki és fűzték össze. Ami mindenképpen legyen a nyugtán is: a cég neve, címe, adószáma.
- Megnevezés: mi az, amit Ön eladott. A nyugtatömb nem mindig többsoros, ezért nem feltétlenül kell minden tételt külön sorban feltüntetni.
- Összeg: ha több tétel is van, akkor tételenként és összesen is. És még betűvel is ki kell írni a végösszeget.
- A kiállítás dátuma.
- Aláírás: a nyugtán sajnos nem úszhatja meg az aláírást… egyszerűen azért, mert ez nem gépi előállítású számla.
Mikor bocsátható ki egyszerűsített számla?
Ha Ön készpénzesen értékesít.
A kibocsátott nyugta lekönyveléséhez pedig mindig szükség van a nyugta alapján kiállított másik szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványra, a bevételi pénztárbizonylatra. A nyugta ahhoz kell, hogy bevételként lehessen könyvelni a számla értékét, a pénztárbizonylat pedig ahhoz, hogy ez a bevétel megjelenhessen a kasszában – legalábbis a könyvelés szintjén is.
Hangozzék ez bármilyen furán is, bizonyos esetekben még cégek közötti forgalom esetén is lehet nyugta alapján könyvelni. Például ha Ön leszalad a sarki kisboltba és kávét vesz az irodai kávéfőző gépbe.
Ez azonban nem jellemző. Beszélgettem könyvelőkkel, és egy-egy adóellenőrzésnél nem minden esetben „állt meg” az ilyen nyugta. Sok függ az adóellenőr jóindulatától és a helyi bevett gyakorlattól. Szóval jobb a békesség kedvéért a cégek közötti áru- és/vagy szolgáltatásforgalomról mindig számlát kiállítani vagy kérni. (Még a TESCO-ban is megkérdezik, hogy áfás számlát kér-e, ha nagyobb tételben vásárol.)
E-számla kontra távszámla
A másik sokszor problémás terület az e-számla kérdése. Az e-számla az az elektronikus úton előállított számla, amelyet különböző hitelesítésekkel kell ellátni (pl. időbélyeggel), és megőrzését is csak meghatározott módon (legalább 10 évig adathordozón) lehet megfelelően teljesíteni. Ami különlegesség, hogy a megőrzés mind a kibocsátó, mind a befogadó félre vonatkozik.
Az e-számla tartalmában ugyanolyan, mint a nyomtatott számla – éppen ezért ugyanúgy lehet könyvelni, mint a „normál” számlát. Nem kell külön kinyomtatni, sem postai úton az „eredeti példányt” megküldeni. Az elektronikus számla attól elektronikus, hogy elektronikus úton van előállítva – és elküldve is.
Mivel az e-számla különféle biztonsági hitelesítésekkel ellátott, és ezeket nem lehet csak úgy a számlára rávarázsolni, így az e-számláért fizetni kell a számlázó program használata során.
Ehhez képest a távszámla…
…tulajdonképpen ugyanazt tudja, mint az e-számla, csak a hitelesítési hókuszpókuszok nélkül. Ugyanúgy számlázó program állítja elő, ugyanúgy megvannak rajta a kötelező kellékek, ugyanúgy el lehet küldeni elektronikus úton (e-mailen), és ugyanúgy könyvelhető, mint a nyomtatott vagy az e-számla.
A különbség csak annyi, hogy ha Ön ilyen számlát kap, azt Önnek kell kinyomtatnia, és a könyvelő kezébe adnia könyvelésre. A távszámla ugyanúgy elektronikus úton előállított és elküldött számlának számít – de papíralapú. Csak a küldés módja nem postai, hanem elektronikus. A törvény szerint ugyanis tökmindegy, hogy az Ön nyomtatójából jön-e ki a számla papíron, vagy az Ön vevőjééből. Vagyis ebben az esetben sincs értelme „eredeti példányt” postán követelni a kibocsátótól.
Ha a könyvelője még mindig tiltakozna és hitetlenkedne emiatt, akkor mutassa meg neki a NAV 18. számú információs füzetét, amelynek címe „A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai”.
Számlázó program bejelentése a NAV-nak
Egyre többen használnak számlázó programot számla kibocsátására. Ez nagyon jó, mert ezzel sok időt lehet megspórolni… Ráadásul még akár összesítőket, riportokat is le lehet húzni némelyikből, amelyek támogathatják a vezetői döntéshozatalt. És még ingyenes is van közöttük. 🙂
Azzal viszont már sajnos kevesebben vannak tisztában, hogy ha számlázó programot használnak, azt be is kell jelenteni a NAV-nak. Ez lényegében azt jelenti, hogy a NAV weboldaláról letölthető Általános Nyomtatványkitöltő programon (ÁNYK) keresztül elektronikus úton is meg lehet tenni a bejelentést.
Ehhez az ÁNYK-ba mint keretprogramba le kell tölteni a SZAMLAZO nevű programot. Ez tulajdonképpen egy elektronikus nyomtatvány. Arra szolgál, hogy Önt és az adószámát összekösse az adott számlázó programmal. Ezt az ÁNYK-ból az Ügyfélkapun keresztül elektronikusan be is tudja küldeni a NAV-nak, és ezzel el is van intézve a dolog.
Igazából ezt normál körülmények között minden vállalkozónak vagy elintézi a könyvelője, vagy legalábbis felhívja a figyelmét a dologra. Amiért azt mertem írni, hogy sokan mégsincsenek ezzel tisztában, az a kata miatt van. Pontosabban a katát övező tévhitek miatt.
A katát ugyanis még kormányzati és NAV oldalról is sokszor népszerűsítik úgy, hogy ez az az adózási forma, amihez nem kell könyvelő. Nagyon sok katás így is gondolja – így szakértő tanácsok, esetenként figyelmeztetések nélkül maradnak. Ilyen apróságokban is, mint a számlázó program bejelentése a NAV-nak. Ami ugyan nem főbenjáró bűn, de arra kiválóan alkalmas, hogy akár Önt is megbüntesse az adóhatóság egy ellenőrzés alkalmával.
Himer Csilla
kreatív kontroller
