Május 25-én életbe lép az egységes adatvédelmi rendelet, a GDPR, amely az európai uniós országok adatkezelési szabályait hangolja össze. Május után komoly büntetésre számíthatnak azok a cégek, amelyek nem megfelelően kezelik a náluk lévő adatokat, például nem megfelelően semmisítik meg a papíralapú dokumentációt.
Az új, egységes európai szabályozás május 25-én lép hatályba, ezután minden cégnek igazolnia kell, hogy helyesen kezelik a náluk jogszerűen fellelhető adatokat, illetve azt, hogy a feleslegessé váló vagy illetéktelenül birtokukban lévőket megsemmisítik. „A GDPR nem kötelez senkit arra, hogy egy fajta iratmegsemmisítővel végezze el a szükséges folyamatokat, csupán a szakszerű, biztonságos iratmegsemmisítést írja elő. Természetesen sem márkára, sem teljesítményre, sem pedig biztonsági fokozatra nincs kitétel a rendeletben” – mondja Kreutz László, a Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója.
A szakember azt tanácsolja, hogy minden cég mérje fel, hogy az iratmegsemmisítés terén, amit május után folyamatosan kell végezni, milyen igényeik vannak, és ennek megfelelően alakítsák ki az eszközparkjukat, amivel meg tudnak felelni a GDPR előírásainak. A tapasztalatok szerint például a vezérigazgatói irodában gyakran előfordulnak bizalmas adatokat tartalmazó iratok, ezeket például nagyobb biztonsággal fogják megsemmisíteni egy kéznél lévő asztali vagy személyi iratmegsemmisítővel, mintha az iroda egy adott pontján álló nagy géphez kellene elvinni azokat – magyarázza Kreutz László.
Az iratmegsemmisítők kiválasztásánál a legfontosabb dolog az, hogy hol és hányan fogják használni a gépet, illetve az, hogy egyszerre mennyi lapot szeretnének megsemmisíteni. A nagy- és közepes irodáknál érdemesebb a nagyobb gépek mellett dönteni, míg a kisebb vállalkozásoknál a közepes működési ciklusú iratmegsemmisítők is tökéletesen működhetnek. Azt mindenképp végig kell gondolni, hogy a cégnél milyen biztonsági szintre van szükség az iratok megsemmisítésénél.
Az iratmegsemmisítők hét biztonsági szintre oszthatók aszerint, hogy egy A/4-es lapot hány darabra vágnak fel. Általában elmondható, hogy az első két fokozat, a DIN P-1 és 2 csíkvágás nem irodai környezetbe való, azok otthoni gépek. A vállalkozásoknak a DIN P-3 és 4-es gépek javasolhatók, ezek már nem csíkokra, hanem úgynevezett konfettire vágnak, amit gyakorlatilag már lehetetlen utólag összerakni. Az 5-ös szint még nagyobb biztonságot ad, a 6-7 szuper mikro konfettis készülékeket már csak azoknak ajánlja az iratmegsemmisítéssel foglalkozó cég, akiknek ezt a biztonsági fokozatot a külön törvény írja elő.
Fontos tehát a megfelelő iratmegsemmisítés, a Fellowes ezért azt tanácsolja, hogy lehetőleg helyezzenek el iratmegsemmisítőket a nyomtató és fénymásoló mellé, valamint a vezetői irodában, hiszen kutatások igazolják, hogy ezeken a helyek az adatvédelem szempontjából a legveszélyeztetettebbek.
