Az áfa a leggyakoribb adónk az szja mellett. Mindenhol ott van, hiszen ahol csak áru cserél gazdát, ott mindenképpen adókötelezettség keletkezik. (Igen, még akkor is, ha pénz nem mozgott, mert barterezett.) És ez az adó, ami a legnagyobb pénzügyi terhet jelenti – ismét csak a bér és közterhei mellett – egy vállalkozásnak az adójellegű kötelezettségek közül. Ez az adó azért nagyon huncut dolog, mert bár csak átmeneti tétel minden vállalkozás számára, komoly likviditási gondokat tud okozni. Ezért nem árt észnél lenni – és rendszert kialakítani az áfa kezelésére a vállalkozás pénzügyi rendszerében.

Az áfa: nyakunkon ragadt vendég vagy csak átmeneti látogató?

Lehet bármelyik – igazából minden attól függ, hogy képesek vagyunk-e egy jól felépített, előre sztenderdizált rendszert felépíteni a kezelésére.

Az áfa – mint a neve is mutatja – általános forgalmi adó, ami azt jelenti, hogy

• általános – vagyis minden szinten megjelenik, mindegy, hogy termelő, nagyker, kisker vagy végfogyasztó vásárol-e (vagyis ebben a láncban háromszor is felszámolják és fizetik meg ezt az adót);
• forgalmi – az értékesítéshez kötött, vagyis ahol az áru, szolgáltatás tulajdonost vált, az ezzel járó ügyletet terheli;
• adó – vagyis mese nincs, a költségvetésnek (NAV-nak) joga van kivetni, beszedni, Önnek meg vállalkozóként kötelessége bevallani és befizetni – illetve néhány esetben joga van visszaigényelni.

Az áfa rendszere úgy van kitalálva, hogy a cégek két irányból találkozzanak az adóval: a beszerzéseiknél (költségeiknél) és az értékesítéseiknél (bevételeiknél). A beszerzésekre eső forgalmi adó a levonható adó, az értékesítésekre eső pedig a fizetendő.

Ha a bevallási időszak végén az összesített fizetendő adóból levont levonható adó egyenlege pozitív (azaz a fizetendő adó volt a több), akkor befizetési kötelezettség keletkezik. Ha azonban a levonható adó volt a nagyobb összegű, akkor visszaigényelhető áfa keletkezik. Vagyis mindig csak a különbözettel kell kezdeni valamit – előjeltől függően. Ez előfordul ugyan, de nem sűrűn. Főleg akkor van rá esély, ha a bejövő áfa magasabb adókulcsú, mint a kimenő adó kulcsa.

Ebből is látszik, hogy ez az adó igazából csak átmenő tétel a vállalkozásunkban. Mi érvényesítjük ugyan a számláinkban (illetve velünk szemben érvényesítik a bejövő számláinkban), hiszen mi tudjuk az adott ügylet alapján kiszámolni, hogy mennyi az annyi. Ettől függetlenül ez nem a mi pénzünk. Adó. Vagyis az államé. Be is kell vallani, és ha pozitív az egyenleg, akkor be is kell fizetni. Határidőre. (Ez mindig a követő hónap 20-ig kell, hogy megtörténjen.)

Ami miatt ebből mindenféle problémák adódhatnak, az az áfa-kötelezettség keletkezésének és az adó beszedésének időpontja közti különbség. Itt el tud szabadulni a pokol…

Az áfa, ha problémás

Az áfa akkor tud galibát okozni, ha az időpontok nem stimmelnek. Tudni kell ugyanis, hogy az áfa-kötelezettség nem a számla ellenértékének – és ezzel fizetendő adó – számlára beérkezésének időpontjában, és nem is a számla kiállításának időpontjában keletkezik.

Hanem a teljesítés időpontjában.

Vagyis lehet, hogy számlát még nem látott egyik fél sem, mert nincs kiállítva, de az áfa-kötelezettség már fennáll, ha a meló el van végezve, ha az áru tulajdonost cserélt. (A törvény szerint legalábbis.) Vagyis mindig arra a hónapra kell bevallani az adót, amikorra a számlán szereplő teljesítés időpontja esett.

Példa: ha megrendelés szerint Ön leszállította a kért léggömbhámozó gépsort az ügyfelének augusztus 31-én, de a számlát szeptember 1-én állította ki, akkor ennek az ügyletnek az adótartalmát az augusztusi áfa-bevalláshoz kell számítania, nem a szeptemberihez. Vagyis ennek az ügyletnek az áfátartalmát szeptember 20-ig be kell vallani és meg kell fizetni a költségvetésnek – hiába áll a számlán szeptemberi fizetési határidő.

Ez azt jelenti, hogy ha Önnek nincs kidolgozott rendszere arra, hogyan kezelje az adókötelezettség különböző időpontjaiból adódó eltéréseket, komoly likviditási zavarokba futhat bele. Nem egy olyan kisebb-nagyobb vállalkozást láttunk már csődbe menni, mert ennek az adónak a finanszírozása nem volt megoldott.

Hogyan lehet áthidalni az áfa finanszírozási gondjait?

Úgy, hogy odafigyel arra, kivel miben állapodik meg – a teljesítés, a számla kiállítás, illetve a fizetés időpontjáról.

Nem nagy baj, ha ezt végiggondolja, és erre kialakít egy Önnek megfelelő rendszert. Aztán ezeket mint feltételeket már beépíti az ajánlatába is – így már kezdettől dokumentálva van az ügyfél felé is, hogy mi a rendszer. Arról nem is beszélve, hogy ha Önök az ügyfelével nem kötnek külön szerződést, csak az ajánlat elfogadása történik meg, akkor a Ptk. és az áfa törvény szerint is a főbb feltételek tekintetében az ajánlat jelenti a szerződést.

És van itt még valami, ami nagyban megkönnyítheti a finanszírozás megoldását.

Egy alszámla a vállalkozói számlájához kötve. Nem nagy nehézség ilyet nyitni a bankban. Ugyanúgy az Ön hivatalos bankszámlájához lesz kötve, csak annak egy „leágazása” lesz.

És ez azért lesz jó, mert Ön ide gyűjtheti – tehát a vállalkozás saját pénzétől teljesen külön! – a bejövő adót. Hiszen ez a pénz úgysem az Öné, hanem az államé! Jobb, ha nem keveri össze a cég saját pénzével.

Ráadásul ennek megvan az az előnye is, hogy ha bármikor bekopog a NAV, hogy ellenőrzés, és márpedig neki most és azonnal kell az adó, akkor simán elő tudja rántani. Bevallás után, minden hónap 20-án pedig innen teljesítheti a befizetéseket – vagy ide várhatja a visszaigényelt összegeket.

Ami 20. után ezen a számlán marad, az már az Öné! Ha tetszik, akkor átpakolja a főszámlára, és összefolyathatja a cég egyéb pénzeivel. Ha akarja, akkor rajta is hagyhatja – ki tudja, mikor lesz rá szükség, mert a NAV valamit kitalál. Vagyis ez egy kis biztonsági tartalék lehet arra az esetre, ha valami adógond támad.

Ez az alszámlás megoldás már csak azért sem elvetemült ötlet, mert Olaszországban már két éve így kezelik ezt az adót, a lengyelek az idén vezetik be ezt a módszert, Romániában pedig jövő év január 1-től lesz kötelező. Megosztott áfának nevezik – és szerintem közeledik a nap, amikor nálunk is bevezetik. A lehetőségekről írtam egy Facebook-posztot is, ami jövő héten jelenik majd meg.

Az áfa kulcscsomója – Melyiket válaszd?

Az adó mértéke változó. Sok mindentől függ, hogy éppen milyen mérték szerint kell áfát fizetnie.

Lehet, hogy nem is kell. Vagy azért, mert egy, a törvény által kedvezményezett tevékenységet folytat (tárgyi adómentesség – mint pl. a postai szolgáltatások), vagy azért, mert a törvény Önnel, mint a törvény alanyával tesz kivételt (alanyi adómentesség – mint pl. az évi 8 milliós árbevételt el nem érő vállalkozások esetén). Ilyenkor a számláján a nettó ár a bruttó is, és nem 0 százalékos az adómérték, hanem külön fel kell tüntetnie az áfa mértéke rovatban, hogy az Ön vállalkozása TM (tárgyi adómentes), vagy AM (alanyi adómentes)-e.

A kreativ kontroller (köz)beszól:
Az, hogy Ön bármilyen ok miatt adómentes, csak annyit jelent, hogy nem számít fel áfát a számláiban – így nem kell a költségvetés felé bevallással és -fizetéssel bajlódnia. Azt viszont messze nem jelenti, hogy ne kellene ezt az adót fizetnie – a beszerzései során! Az Önnek kiállított számlákban bizony meg kell fizetnie az áfát – és ráadásul nem is igényelheti vissza, hiszen nincs semmi, amiből levonhatná.

Ezeken kívül létezik még 5 százalékos, 18 százalékos, illetve 27 százalékos áfa. A 27 százalékos az általános, tehát arra nem találni kitételt, hogy mely tevékenységek, adóalanyok tartoznak ez alá a kulcs alá. Alapból mindenki – hacsak a törvény nem fogalmazott meg valamilyen kivételt.

Na, ezeket a kivételeket, akár alanyi vagy tárgyi mentességre, akár az 5 vagy a 18 százalékos kulcs alkalmazására vonatkozóan itt találja meg a NAV oldalán. (Ez a 2017. január 1-től érvényes besorolást tartalmazó, a NAV által hivatalosan is kibocsátott pdf-dokumentum. Lehet, hogy jövő januártól megint változik majd valami. Ha lesz ilyen, akkor azt itt fogja megtalálni.)

Azt, hogy Önnek akár a tevékenysége, akár az adóalanyisága okán milyen adókulcs van előírva, pontosan tartsa be! Vannak ugyan bizonyos esetekben választási lehetőségei (mint például az alanyi adómentesség esetén, hiszen az nem előírás, hanem csak választható!), de ezek meglehetősen korlátozottak. Ha csak egy kicsit is bizonytalan, forduljon haladéktalanul könyvelőjéhez, adótanácsadójához! A NAV ugyanis előszeretettel büntet egyenesen adócsalásért, ha valamit nem talál rendben ezen a téren – hiába volt csak tévedés az egész.

Az áfa-analitika

Az adó bevallásának alapja a jól vezetett áfa-analitika. (Ha nem tudja, mi az analitika, akkor olvassa el ezt a korábbi cikkemet!) Ez az a nyilvántartás, amelybe tételesen bekerül minden kimenő és bejövő számla főbb tartalma – és persze az ide-oda mozgó adóösszegek.

Jó esetben az Ön áfa-analitikájának tartalma így néz ki:

• számla sorszáma
• számla kiállítója
• számla szerinti teljesítés időpontja
• számla nettó értéke
• számlában szereplő áfa-kulcs
• számla áfátartalma
• számla bruttó összege
• összegző rovatok az oszlopok alatt (vagyis az összes nettó érték, az összes áfátartalom, az összes bruttó érték mindenképpen meg kell, hogy legyen)

A kreativ kontroller segít
Ha nincs ötlete és egyelőre segítsége sem, hogyan kezdjen neki a forgalmi adó követésének, rögzítésének, akkor töltse le az én változatomat innen.
Csak két kérésem van: (1) a halványsárgával színezett cellákba ne írjon semmit, mert azokban képletek vannak, vagyis azok alapján, amiket a fehéren hagyott cellákba írt, magától számol az Excel; (2) az adókulcsokat felülírhatja, de abban a tizedestört formában írja be a táblázatba, ahogyan a mintában látja. Köszönöm szépen, és használja egészséggel – no meg a könyvelője örömére!

Mindezt külön(!) a kimenő, és külön a bejövő áfa kapcsán el kell készíteni. (Lehetne ugyan úgy is, hogy „egybe ereszti” a kimenő és a bejövő adót is, csak az előjelekkel operál, hiszen a saját analitikus nyilvántartásai tartalmát Ön úgy állítja össze magának, ahogyan Ön akarja. Azonban az átláthatóság kedvéért – és hogy a könyvelője is gyorsabban tudjon dolgozni belőle – jobb a békesség alapon célszerűbb a külön nyilvántartás.

A kreatív kontroller (köz)beszól
Könnyen előfordulhat, hogy egyazon számlán többféle áfa-kulcs is szerepel. Ilyenkor tételenként érdemes megbontani a számla tartalmát, és a különböző kulcsok alá tartozó tételeket külön bevezetni a nyilvántartásba – ugyanazon számlaszám alatt. Persze ezt is jobb, ha előtte átbeszéli a könyvelővel.

Ezt elkészítheti papír alapon is, ha nagyon muszáj, de jobb, ha mégsem. Bár éppen most láttam egy ilyet egy könyvelő csoportban is – egy könyvelőtől… Amit ezért a kollégáitól kapott…!!!

Áfa-analitika, ahogyan nem kellene

Nem az a baj vele, hogy kézzel íródott, bár a XXI. században vannak már ennél szebb, gyorsabb, hatékonyabb módok is. Hanem az, hogy követhetetlen. Könyvelő legyen a talpán, aki ezt kibogozza, hogy ki kivel van, mi hová tartozik – és egyáltalán hogyan jött ki a végén a bevallandó összeg… Szóval, ha lehet, így ne!

Akkor most hogyan legyen jó az áfa? 

Ezért nagyon fontos, hogy:

• legyen rendszere az adó finanszírozására
• ezt érvényesítse mindenhol – az árajánlattól kezdve a szerződésekig bezárólag
• vezessen róla nyilvántartást – ez nem feltétlenül a könyvelője dolga! Már csak azért sem, mert így azonnali információja lesz az adó aktuális állásáról Önnek is – nem pedig csak akkor, amikor a könyvelője 20 nappal később lekönyveli. Ráadásul ha akar hálás könyvelőt, akkor is jobb, ha ezt Ön csinálja – és neki már csak a kész nyilvántartásból kell dolgoznia.
• mielőtt vállalkozásba kezd, mindenképpen konzultáljon könyvelővel erről az adóról – arról, hogy milyen kulccsal kell majd adóznia, vagy egyáltalán be kell-e jelentkeznie az áfa-körbe stb.

Vagyis az áfa közel sem kizárólag a könyvelő gondja! Önnek is legalább ennyi dolga van vele, ha jót akar a cégének.