Az iLex Systems Zrt. együttműködő partnerei közreműködésével indított cégjogi sorozat következő részében dr. Józsa Réka, az IBM Csoport Komplex IT megoldások Európa, Közel-Kelet és Afrika régiójának ügyvédje ismerteti a vállalatokat gyakran intenzíven érdeklő IT outsourcing jogi szabályozását.
A cikksorozat első részében megvilágítottuk, hogy mi vezethet megrendelői oldalról az IT szolgáltatás kiszervezéséhez, illetve hogy hogyan is tud elindulni a megrendelő ezen úton és milyen aspektusokra kell figyelnie a megfelelő technikai megoldás (solution) kiválasztásánál. Az alábbiakban ezt a témát folytatjuk.
1. Szellemi tulajdon
A technikai megoldás szerves része a szellemi tulajdon kérdésköre. Érthető a megrendelő kérése, hogy a szolgáltató által a szerződés során előállított szellemi termékre valamilyen jogosultságot szerezzen. A kiszervezés során a fejlesztett termékek olyan egyedi megoldások szoktak lenni, hogy azt a szolgáltató – nagy valószínűséggel – ugyanabban a formában nem fogja használni más ügyfél esetében. Ilyenkor nincs különösebb akadálya annak, hogy például a szoftverek tulajdonjogát a megrendelő megkapja. Ez történhet a szolgáltató részére történő külön használati jog biztosításával vagy anélkül. A probléma ott szokott inkább felmerülni, amikor magára az alap szoftverre is igényt tart a megrendelő. Amennyiben ez a kereskedelmi forgalomban kapható termék, akkor értelemszerűen a szolgáltató nem adhat hozzá kizárólagos felhasználási jogot. Továbbá azt sem tudja biztosítani, hogy az kiszervezési szerződés lejárta után azok a szoftverek korlátlan ideig elérhetőek legyenek a megrendelő számára (verziókövetéssel). Ilyen esetben lehetőség van – az outsourcing szerződés megszűnésével – egy karbantartási szerződés aláírására, mely tartalmazza a megfelelő verziókövetést is.
Vita tárgya szokott még lenni a forráskód kérdése. Ezeket az egyedi szoftverek esetén is vonakodnak kiadni a szolgáltatók, hiszen ezek többnyire már meglévő programra épülnek, és azokat fejlesztik tovább. Ilyenkor a forráskód átadása egyben hozzáférést jelent(het) magához az alapszoftverhez is. Tapasztalataim szerint ennek a problémának a súlyosságát a megrendelők nem érzékelik megfelelően, pedig az mindenki számára egyértelmű szokott lenni, hogy a coca cola receptjét sem kaphatja meg senki. Az IT-szolgáltatóknak pontosan ezt jelenti egy saját – kereskedelmi forgalomban kapható – szoftver forráskódja.
Még tovább bonyolítja a helyzetet, ha olyan szellemi termékre épül a solution, ami nem a szolgáltató terméke. A szoftver példánál maradva, hiába szeretne a megrendelő plusz jogokat (másolás, al-licenszbe adás stb.), ha erre a harmadik fél nem ad lehetőséget a szolgáltató számára. Ha pedig open source szoftverrel dolgozunk, akkor ugyan az ár alacsonyabb, de a jogi követelmények, illetve vállalások is kevésbé kielégítőek.
2. Szolgáltatási szintek
Ahogy a fentiekben már volt szó róla, a szolgáltató hozott anyagból dolgozik, és ez különösen igaz a megfelelő szolgáltatási szintek (service level agreement) kitűzésének vonatkozásában. Minden megrendelő számára fontos, hogy a kiszervezett szolgáltatás legalább olyan – de inkább sokkal magasabb – színvonalon működjön (mind házon belül, mind pedig a megrendelő ügyfelei felé). Annak érdekében, hogy a megrendelő által kitűzött szintet elérje a szolgáltató, szükség van egy részletes elemzésre a korábbi szolgáltatás, eljárás tekintetében. Valóban elérhető a kívánt szint a jelenlegi rendszerekkel? Ha nem, akkor milyen fejlesztésekre van szükség (amik adott esetben nem is voltak részei a kiszervezésnek eredetileg)? Előtörténet (historical data) megléte nélkül a szolgáltató nem tud szerződéses kötelezettséget vállalni a kívánt szint elérésére.
Fontos technikai és egyben jogi kérdés az is, hogy hogyan számoljuk a szolgáltatás rendelkezésre állását. Fontos megállapodni a szerződésben, hogy csak megfelelő mennyiségű mérés esetén lehet szó kötbér (úgynevezett service level credit) fizetéséről elégtelen szolgáltatási szint esetén. Ha a megrendelő egy-két szolgáltatást kivon a kiszervezési szerződés hatálya alól, akkor nagy valószínűséggel a szolgáltatási szinteket is újra kell számolni. Azt is figyelembe kell venni, hogy maximum mekkora összegű service level credit igényelhető havonta. Amennyiben „a szolgáltatási szint nem teljesítése” miatt adott service level credit ezt a maximált összeget például 3 egymást követő hónapban is meghaladja, úgy a megrendelő felmondással élhet. Gyakorlati jelentőségű lehet ilyen esetben egy olyan rendelkezés, amely szerint: ha egy adott szegmense a kiszervezett tevékenységnek nem megfelelő, és nem éri el a kívánt szolgáltatási szintet, úgy a szolgáltatónak legyen lehetősége csak erre a szegmensre felmondani a szerződést és ne kelljen a teljes szerződést megszüntetni.
Továbbá, historical data elemzése során azt is figyelembe kell venni, hogy milyen külső körülmények játszanak szerepet a kivánt szolgáltatási szint elérésekor, valamint van-e más szolgáltató, akivel együtt kell működni akár mellérendeltségi, akár alárendeltségi szinten. Más kötelezettséget (például kötbér) tud vállalni a szolgáltató, ha közvetlen befolyása és megfelelő jogi eszköze van a másik szolgáltató teljesítményére, valamint annak optimalizálására, mintha ezek nem állnak rendelkezésére.
Mindamellett, a megrendelő jogos kérése, hogy idővel – főleg a transition–transformation időszak befejezésével – a szolgáltatási szint emelkedjen. Ezzel kapcsolatban is figyelembe kell venni, hogy milyen külső tényezők (például más szolgáltatók) játszanak szerepet az adott service level elérésében. Kötbérfizetési kötelezettség vállalásáról csak ennek gondos mérlegelése utána lehet szó. Megjegyezendő, hogy a szolgáltatási szint nem emelhető minden egyes területen. (Például a help desk munkatársként dolgozó kolléga nem fogja gyorsabban felvenni a telefont, hiába tart már a kiszervezési projekt évek óta.)
Ezeken a szegmenseken érdemes elidőzni a tárgyalás során, és részleteiben végigbeszélni, hogy mindkét fél lássa, milyen jogi, pénzügyi következményekkel kell a jövőben esetleg szembenéznie.
3. Együttműködés a többi szolgáltatóval és A Csapat
A fentiekhez kapcsolódik a többi szolgáltatóval történő együttműködés témája (Mit szeretne a megrendelő?). Átadja a teljes irányítást a szolgáltatónak és engedményezi a már meglévő szerződéseit, vagy a szolgáltató mintegy megrendelői „ügynök” jár el a megrendelő nevében és annak javára, de valójában jogi eszközök nincsenek a kezében, hogy biztosíthassa a zavartalan szolgáltatást. Mindkét esetben árbefolyásoló tényezőről beszélünk. Az első esetben a szolgáltatónak mérlegelnie kell a felelősségi, felmondási, kötbér-fizetési kötelezettségeket, míg a második esetben biztosítania kell, hogy van elegendő megfelelő tudással bíró munkavállalója, akikre a szerződések menedzseléseit rábízhatja.
És ezzel el is érkeztünk a megfelelő csapat kialakításának kérdésköréhez. Mindkét fél érdeke, hogy olyan emberek dolgozzanak együtt mindkét oldalon, akik képesek hatékonyan együttműködni. Fontos, hogy tevékenységüket igazi csapatmunkában végezzék (függetlenül attól, hogy az egyik a megrendelői, a másik a szolgáltatói oldalon áll). Az úgynevezett „szolgáltatói kulcsemberekkel” kapcsolatos megrendelői elvárások elég színesek. Ezen kérések nagy része természetesen teljesen logikus és fair a megrendelő részéről. Jogos igény lehet, hogy megfelelő tudású szakemberek dolgozzanak a szolgáltatói oldalon, ahogyan az is, hogy a nem megfelelő szakembereket a szolgáltató lecserélje. Akadnak azonban olyan követelmények is megrendelői oldalról, melyek munkajogi szempontok miatt nem kivitelezhetőek. Ilyen lehet, amikor egy szakember adott napon menjen csak szabadságra. A munkajogi aspektusok sokszor nem kapnak elég hangsúlyt egy-egy szerződés letárgyalása során, emiatt is fogunk még a témára visszatérni a cikksorozat késöbbi számában.
4. Audit
Ugyan kiszervezésről van szó, de a megrendelő jogos igénye, hogy ne veszítse el a kontrolt teljes mértékben saját üzletvitele felett a kiszervezett tevékenység vonatkozásában sem. Ezért időnként auditot akar végrehajtani.
Az audit többféle lehet:
- kötelezheti magát a szolgáltatót a rendszeres és/vagy ad hoc auditok végrehajtására;
- megbízhatja akár a saját munkavállalóit is audit végrehajtásával;
- külsős céget is felkérhet.
Bármelyiket is választja, az audit limitált kell, hogy legyen. Egyrészről semmi esetre sem lehet szó nyitott könyv (open book) auditról. A szolgáltatót ugyanúgy megilleti az üzleti titok védelméhez való jog, mint a megrendelőt, tehát ami nem kapcsolódik szervesen a szolgáltatáshoz, azt a megrendelő nem vizsgálhatja. Ilyen lehet például, hogy mekkora bónuszt ad a munkavállalóinak a szolgáltató, vagy milyen egyéb bevételi forrásai vannak a szolgáltatónak (például más ügyfelektől).
Hiába szeretne a megrendelő havonta auditot lefolytatni, ez az estek jelentős részében nem kivitelezhető. Ehhez a napi munkafolyamatot kisebb-nagyobb mértékben át kell ütemezni, hiszen az effektíve munkát végző emberek lesznek a folyamat „elszenvedői”. Az ő aktív közreműködésük nélkül nem ad valós képet az audit. Ha az audit rendszeressége nincs megfelelően szabályozva, akkor sor kerülhet arra, hogy a munkavállalók csak az auditor kérdésére válaszolnak egész nap, és valódi munkát (amire a kiszervezés létrejött) nem végeznek.
Végül, de nem utolsósorban szolgáltatói részről lényeges kérdés az auditor személye, amennyiben azt nem a szolgáltató biztosítja, hanem például külsős, harmadik cég. Nyilvánvalóan bármely szolgáltató kézzel-lábbal tiltakozna az ellen, hogy egy piaci versenytársa legyen az auditor. Egyrészről borítékolható, hogy ilyenkor az auditor találni fog valami hibát, másrészről így a versenytárs hozzájuthat a szolgáltató üzleti titkaihoz (megoldások, fejlesztések stb.).
Cikksorozatunk ezen részével tisztázásra kerültek a kifejezetten a kiszervezés technikai megoldásához kapcsolódó kérdések. A következő, befejező részben pedig felvázoljuk a munkajogi kívánalmakat, illetve az árbefolyásoló tényezőket.
