Cégmérettől, adminisztrációs előírásoktól függően a vállalkozások éves szinten akár több millió forintos megtakarítást is elérhetnek, ha az irodai folyamataikat a nyomtatottról a digitális dokumentumkezelésre helyezik át.
A papírmentes iroda akkor valósul meg, ha a céges irat- és tartalomkezelés, valamint az üzleti jellegű eljárások végig automatizáltak, és kizárólag digitális platformon zajlanak – írja a Magyar Idők.
A nyomtatógyártók ma már egyre inkább azon dolgoznak, hogy ezt a technológiai előrelépést támogatva olyan berendezéseket állítsanak elő, amelyekkel a papírfelhasználás mértéke redukálható. A digitális transzformáció fontosságát szem előtt tartva vezetnek be a gyártók nyomtatókat és multifunkcionális.
Az új berendezéseket célszerű olyan funkcióval is ellátni, amellyel a felhasználók egyszerűen, gyorsan, közvetlenül a nyomtatóról szkennelhetik be a dokumentumaikat az olyan online fájltároló felhőrendszerekbe, mint a DropBox, a Microsoft OneDrive vagy a Google Drive.
Pap Kornél, a Xerox Magyarország rendszermérnöke szerint az irodák papírmentességének eléréséhez vezető úton a legfontosabb tényező a munkavállalói tudatosság növelése.
Ha a vállalatok házon belül gondot, időt és pénzt fordítanak arra, hogy megismertessék a dolgozókkal a digitalizálással járó pozitív változásokat, illetve azok hatékonyságát, akkor akár már rövid távon jelentős megtakarítások érhetők el az irodai kiadások terén.
