2017. augusztus 30-ig minden gazdálkodó szervezet számára kötelező a Cégkapun történő regisztráció – hívja fel a figyelmet a DLA Piper.
A jövő év elejétől a folyamat során megadott email-cím segítségével zajlik majd az állami szervekkel való hivatalos kapcsolattartás, ezért – a jogszabályi követelménynek való megfelelésen túl – a vállalkozásoknak saját érdekük is, hogy időben felkészüljenek erre, kezdi a DLA Piper Advocatus blogján megjelent friss bejegyzését Bögös Tímea ügyvéd.
A Cégkapuról röviden
2018. január 1-től a gazdálkodó szervezetek számára szélesebb körben kötelezővé válik az állami szervekkel, egyéb intézményekkel, bíróságokkal való elektronikus kapcsolattartás, valamint az ehhez szükséges hivatalos elektronikus elérhetőségen történő dokumentumfogadás és az onnan történő dokumentumküldés. A kötelező elektronikus kapcsolattartáshoz az állam a gazdálkodó szervezetek számára Cégkapu-szolgáltatást biztosít. A Cégkapu lehetővé teszi, hogy minden küldemény az adott gazdálkodó szervezethez rendelt biztonságos, hiteles tárhelyre érkezzen és csakis onnan legyen megküldhető. A fentiek megvalósítása érdekében valamennyi gazdálkodó szervezet köteles az ún. Cégkapu-regisztrációt teljesíteni.
A Cégkapu-regisztráció határideje és módja
A Cégkapu-regisztrációt a 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezeteknek 2017. augusztus 30-ig kell teljesíteniük.
A regisztráció az egyszerűbb esetekben (például amennyiben a gazdálkodó szervezet cégjegyzékbe bejegyzett cég és van önálló aláírási joggal és Ügyfélkapuval rendelkező vezető tisztségviselője) 5-10 perc alatt online teljesíthető. Egyéb esetekben a regisztráció több időt vehet igénybe, és meghatározott dokumentumokat (például a gazdálkodó szervezet nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratot, képviseleti jogot igazoló okiratot) is csatolni (feltölteni) szükséges.
Ki teljesítheti a gazdálkodó szervezet nevében a regisztrációt?
A regisztrációt a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult természetes személy (a gazdálkodó szervezet törvényes képviselője vagy az általa meghatalmazott más természetes személy) teljesítheti. A regisztrációt ténylegesen csak olyan természetes személy tudja teljesíteni, aki rendelkezik Ügyfélkapuval vagy az állam által biztosított azonosítási szolgáltatáshoz kötődő egyéb regisztrációval (jelenleg az ún. Részleges Kódú Telefonos Azonosítás használható erre a célra).
A regisztráció menete
A Cégkapu-regisztráció során a regisztrációt teljesítő személynek a fenti módok egyikén azonosítania kell magát, majd meg kell adnia mindenekelőtt az alábbi adatokat:
- a gazdálkodó szervezet adószáma;
- saját személyazonosító adatai;
- a gazdálkodó szervezet hivatalos e-mail címe (2018. január 1-jétől erre az e-mail címre fognak érkezni az értesítések a hivatalos küldemények érkezéséről, egyéb Cégkapu-aktivitásról, ezért érdemes a szervezeten belül erre a célra egy külön e-mail címet létrehozni);
- a Cégkapu-megbízott neve, személyazonosító adatai.
A Cégkapu-megbízott az a természetes személy, aki a Cégkapu küldeményforgalmát kezeli, felügyeli és további használók részére Cégkapu-hozzáférési jogosultságot adhat. A Cégkapu-megbízott lehet a gazdálkodó szervezet törvényes képviselője, de akár más megjelölt személy is. A Cégkapu-megbízott esetében is feltétel, hogy olyan természetes személy legyen, aki rendelkezik Ügyfélkapuval vagy egyéb elfogadott azonosítási módon azonosítani tudja megát.
Egyéb fontos információk
A Cégkapu-regisztrációval a gazdálkodó szervezet aktuális jogszabályi kötelezettségét teljesíti és egyelőre további teendői nincsenek. A Cégkapu felülete jelenleg (és várhatóan az elkövetkező hónapokban) még nem lesz aktív.
Jelen pillanatban nincsen jogszabályi szankciója annak, ha a gazdálkodó szervezet a jogszabályi előírások ellenére 2017. augusztus 30-ig nem teljesíti a regisztrációt. A határidő elmulasztása esetén is szükséges azonban a regisztrációt mielőbb pótolni. 2018. január 1-jétől ellenőrizni fogják a regisztráció megtörténtét, illetve a gazdálkodó szervezeteknek saját érdekük is, hogy a kötelező elektronikus kapcsolattartásra időben felkészüljenek és a jogszabályi technikai minimumkövetelményeknek eleget tegyenek.
A Cégkapu-regisztráció ezen az oldalon teljesíthető. Az oldalon a “Súgó és használati feltételek” linkre kattintva a regisztrációról részletesebb információk, valamint gyakorlati segítség is elérhető.
