A tartozások bosszantóak, frusztrálóak, lehengerlőek. Mindegy, hogy melyik oldalon állunk. Megfigyeléseim alapján igen nagy bizonyossággal állíthatjuk, hogy a mai kor vállalkozója működése során legalább egy alkalommal szembe kerül azzal a helyzettel, hogy valamelyik vevője, ügyfele, partnere nem rendezi a számlát a megadott határidőben. A kérdés, hogy mit tehetünk, hogy behajtsuk a kintlévőségeinket, de azért a kapcsolat se mérgesedjen el visszafordíthatatlanul.

Az eredményes behajtás már akkor elkezdődik, amikor még tartozás sincs

Tudta, hogy a kintlévőségek eredményes behajtása sokszor a tényleges tarozás előtt kezdődik? Hihetetlennek tűnik? Pedig ez így igaz. Nem mindegy, hogy a behajtás során milyen muníciónk van, miből tudunk dolgozni. Minél kevesebb az előre átgondolt és jogszerű eszköz a kezünkben, annál nagyobb a valószínűsége, hogy a várt eredmény elmarad, a kapcsolat helyrehozhatatlanul megromlik. Márpedig biztosan nem ez volt a célja, amikor üzleti kapcsolatba lépett az ügyfelével. Gondoljon bele, hogy mennyit dolgozott azért, hogy kiépítse a kapcsolatot, hogy megszerezze az ügyfelét. Mindezt kár lenne veszni hagyni csak azért, mert az elején nem gondolt arra, hogy bárki kerülhet nehéz helyzetbe. Nem azt mondom, hogy mindenkiről feltételezze, hogy később majd nem akar fizetni. Erről szó sincs, mert ha így érezne, akkor inkább bele se vágjon az üzletbe és kímélje meg magát a csalódásoktól.

Egy szó, mint száz, a megelőző lépések fontosak a kintlévőségek behajtása során is.

Megelőző lépések

Milyen megelőző lépések segítik a későbbi behajtást?

Az első és legfontosabb, hogy legyen megfelelő szerződés a felek között. Mivel egy szerződés nem csak írásban, de szóban is létrejöhet, így minden esetben van valamilyen szerződés a felek között. A kérdés csak az, hogy ez később milyen könnyen bizonyítható, illetve milyen egyértelműen határozható meg, hogy kinek, miért, mikor és mennyit is kellene fizetni. Mert a kintlévőség behajtás annál nehezebb, minél kevesebb az egyértelmű, mindkét fél által látható feltétel, amiben korábban megállapodtak. Egyáltalán nem mindegy, hogy egy írásban megkötött szerződésre tudunk hivatkozni, vagy egy szóbeli megállapodásra, melyet kézfogással pecsételtek meg.

Mielőtt azt gondolná, hogy az ügyfél-jelölt elszalad, ha egy szerződést tolnak az orra elé, célszerű átgondolni a helyzetet. A szerződés ugyanis mindkét fél érdekeit kell, hogy szolgálja és védje. Így kerülhetők el a későbbi meglepetések, az „én nem így értettem” kifogások, melyek nemcsak a behajtást nehezítik, de a kapcsolatot is megrontják.

Ha nincs más, legalább legyen egy írásbeli megrendelő és arra egy válasz. Ez ugyan nem fed le minden részletkérdést, de mindenképpen jobb, mint a szóbeli megegyezés.

A szerződésben biztosítékokat is kiköthetünk, melyek nem csak a behajtást segíthetik, de lehet, hogy egyenesen meg is előzik a tartozás létrejöttét. Egy likviditási problémával küzdő ügyfél mérlegelni fogja, hogy mennyibe fáj neki, ha nem fizet. Így például a megfelelően meghatározott késedelmi kamat nem elhanyagolható szempont. Egyéb lehetőségek is rendelkezésre állnak, amit számításba vehetünk egy megfelelő szerződés előkészítő folyamatban.

Az ügyfél késik a fizetéssel: mit tehetünk?

Ha szeretnénk az ügyfél kapcsolatainkat megtartani, akkor mindig előtérbe kell helyezni az emberi kommunikációt. Vagyis nem célszerű az első 1 napos késedelem esetén rögtön a jog legkeményebb eszközeivel lesújtani, bár nem is ez szokott a jellemző lenni. Inkább ennek ellentéte az, ami sok esetben megfigyelhető. Az sem jó, sőt kifejezetten hátrányos a behajtási esélyekre, ha túl sokáig nem tesz valaki megfelelő jogi lépéseket. De mit tehetünk, ha nem akarunk túl kemények lenni, mégis fontos a hatékonyság?

Szó nélkül várni nem érdemes. Ha az ügyfél csak elfelejtkezett a fizetési határidőről, biztos, hogy nem veszi rossz néven, ha kedvesen emlékeztetjük, rákérdezünk, hogy sikerült-e a számlát elutalni. Ha azonban azért nem érkezik meg a fizetés, mert az ügyfél „pénzügyi bajban” van, akkor annál jobb, minél előbb látja, hogy mi számon tartjuk a kötelezettségét. Ilyen esetben ugyanis sokan nem terv szerint választják ki, hogy mit fizetnek és mit nem, hanem az érzéseik alapján. Vagyis próbálják „megúszni a dolgot”, amíg lehet, így annak fizetnek, aki nem csak csendben vár.

Egy idő után már hiába a telefon, a kedves érdeklődő e-mail?

Ekkor ideje kicsit komolyabbra venni a dolgot. Következhet a fizetési felszólítás. Ezt írásban küldjük el, hogy mindenképpen kellő nyomatékot kapjon és később megfelelő alapot biztosítson egy vitás helyzetben is. A fizetési felszólításban is lehet udvarias a hangvétel, ugyanakkor legyen tényszerű. Közöljük, hogy milyen szerződés alapján mennyivel tartozik az adósunk, mi volt a fizetési határidő, mióta van késedelemben és milyen egyéb kötelezettsége keletkezett emiatt, vagyis mennyi a késedelmi kamat, vagy a fizetendő költség. Figyeljünk rá, hogy megfelelő címre küldjük a levelet. Ha a szerződésben ezt nem határoztuk meg, akkor az adós székhelye, magánszemély esetén az állandó lakcíme a jó választás. A felszólításban adjunk meg egy határidőt is a tartozás rendezésére, ez azonban már ne legyen túl hosszú.

Hiába a felszólítás, továbbra sem fizet az adós?

A jogszerű követelések behajtása során előbb-utóbb szükségessé válik azoknak a jogi eszközöknek az alkalmazása, melyek segíthetnek a kialakult helyzet rendezésében Ha már próbálkoztunk kedvesen, érdeklődve, kiküldtük a tényszerű felszólítást is, és ennek ellenére nem érkezik meg az összeg, akkor ideje komolyabban szembenézni a helyzettel. Ezen a ponton célszerű jogi segítséget kérni, ügyvéddel átbeszélni a lehetőségeket. Ekkor következhet a fizetési meghagyás kibocsátása iránti nem peres eljárás, vagy a bírósági út.

Önmagukban a jogi lehetőségek sem garantálják minden esetben a teljes sikert, hiszen, ha egy adósnak nincs pénze, vagyona, akkor nincs miből behajtani. Az azonban nem mindegy, hogy meddig várunk, mikor állunk be a hitelezők sorába.