A kintlévőség az a pénzügyi tétel, ami szinte mindenkinek fáj. Kinek jobban, kinek kevésbé – ez csakis attól függ, hogy a vállalkozás cashflow-ja milyen jó. A jó cashflow, vagyis a meglehetősen mozgalmas és pozitív egyenlegű pénzáramlás képes elfedni a kintlévőségeket is – így azok egy rosszabb periódusban aztán akár időzített bombaként robbanhatnak. Röviden: jó kintlévőség nincs.
Kintlévőség – Nem katasztrófa, ha van, de jobb, ha nincs!
Amikor a vállalkozások pénzügyi stabilitásának 7 pontjáról írtam, nem véletlenül említettem a stabilitás egyik pontjaként a kintlévőséget. Pontosabban: a kintlévőséget jobb, ha nem kezelnie kell…
Hogyan lehet a kintlévőséget megelőzni?
- kvalifikált vevők – alapvetően marketingfeladat, hogy olyan vevőkört tudjon kiépíteni, akik nem filléreznek, nem vitatják az értékesítési árait, tudják, hogy ha egy bizonyos minőséget várnak el, annak ára van, amit meg is kell fizetni stb. Hogy ilyen vevői legyenek, ahhoz nagyon jól be kell lőni a célpiacot, ez pedig a marketing területe.
- kvalifikált vevők 2 – mindez azonban még nem lenne elegendő ahhoz, hogy kvalifikált vevői legyenek. Ehhez kell az is, hogy az értékesítés is bele adjon apait-anyait. A vevőinek és a vevőjelöltjeinek kezdettől fogva tisztában kell lenniük azzal, hogy hogyan tudnak Öntől vásárolni, mi a vásárlási és fizetési folyamat menete, mit kell nekik ebben teljesíteni. Ez ugyanis már szintén egy szűrő. Aki ennek tudatában még mindig úgy dönt, hogy pont az Ön terméke, szolgáltatása kell neki, annak már nem sok lehetősége marad a kifogásokra, ha egyszer már a Megrendelem gombra kattintott. Ennek a metódusnak egy leágazása, hogy a megrendelés esetén (online megrendelés esetén különösen) a vevő nyugtázza az Általános Szerződési Feltételek című szösszenetet, közismertebb nevén az ÁSZF-et. Online ezt a megrendelésnél kattinthatóan olvashatóvá kell tenni, és a megrendelést addig ne is fogadja, amíg az elfogadást a vevő a checkboxban le nem nyugtázza. Offline pedig úgy alakítsa ki a vásárlási/értékesítési folyamatait, hogy ezen feltételek ismertetése képezze részét a vásárlásnak, szerződéskötésnek vagy bármilyen más formában történő üzletkötésnek.
- kvalifikált vevők 3 – ha már szóba került az ÁSZF, akkor az nemcsak arra jó, hogy a folyamatait megismertesse a vevőivel, hanem arra is, hogy a fizetési késedelembe esett vevői kezelésére vonatkozó folyamatait is bemutassa nekik. Jó, ha mindenki tisztában van vele, mit kockáztat azzal, ha nem fizet határidőre. Itt a csúzlitól az atomfegyverig, vagyis az első kedves telefonos érdeklődéstől a behajtóig minden játszhat – csak a folyamat legyen jól felépített, több lépcsős, és legyen benne fokozatosság. (Tehát pl. ne a 31. napon uszítsa rá a behajtót a nemfizető vevőre vagy kezdeményezze a vevő cége ellen a felszámolási eljárást.)
- fizetési hajlandóság ösztönzése – sokan ezt is marketingakciónak hiszik, pedig szerintem sokkal inkább pénzügyi tudást igényel a jó megvalósítás. Miért? Mert ha csak annyit lát az egészből, hogy árengedményt ad a vevőinek, akkor régen rossz – a cuccaival árakciózni ugyanis bárki tud (a hülye is), csak éppen sokan tönkre is mennek bele. A fizetésre ugyanis ösztönözni is tudja a vevőjelöltjeit. Ennek egyik és totálisan banális eszköze, hogy lehetővé teszed neki az azonnali fizetést (amíg még friss a vásárlási döntés, és a vevő „lendületben” van). A boltjában azonnal a kasszához is fáradhatnak a vevővel, de nagyban megkönnyítheti a dolgát, ha van kártyás fizetési lehetőség Önnél. Ugyanígy az Ön weboldala esetén is érdemes elgondolkodni azon, hogy azonnali utalással, kártyás fizetéssel tegye kényelmesebbé a vásárlást. És most jön a képbe az, hogy pénzügyi döntést hozzon… A kártyás fizetés ugyanis nagyon vevőbarát, és lehet forgalomnövelő hatása – de vannak költségei is. Ha csak néhány vásárlás van havonta, és az is egyenként pár tízezer forint értékben, lehet, hogy akármennyire is csilivili megoldás lenne ez a vevői szemében, egyszerűen nem érné meg, hogy ezt lehetővé tegye a vevőidnek. Ha viszont olyan piacon dolgozik, hogy ezt ki sem tudja kerülni, akkor újra kell gondolnia az üzleti modelljét és a rá épülő üzleti tervét, hogy hogyan szerezzen több vevőt és növelje meg a vásárlások értéket is.
- fizetési hajlandóság ösztönzése 2 – egy másik pénzügyi megoldás arra, hogy a vevői fizetési hajlandóságát ösztönözze: adjon a vevőknek engedményt! De csak akkor, ha a vásárló gyorsan fizet. Ez bevett gyakorlat nagyobb cégek fizetési eljárásaiban, skontónak nevezik. Tulajdonképpen sávosan adott engedményt jelent. Az engedménysávok attól függően változnak, hogy milyen gyorsan fizet a vevő: ha pl. 10 napon belül utal, akkor kapja a legnagyobb engedményt, ha 20 napon belül, akkor már kevesebbet, ha pedig 30 napon belül, akkor a legkevesebbet. Ha a számlán feltüntetett 30 napos fizetési határidőre, akkor semmilyen kedvezményt nem kap a vevő, hiszen ő nem élt a felkínált lehetőséggel. Ilyenkor sem árt számolni! Az árakat úgy kell kialakítania, hogy akkor is maradjon haszna, ha mindenki gyorsan fizet – de a vevőnek is vonzó legyen az így elért megtakarítás százaléka. Ezt a megoldást akkor érdemes választania, ha nagy a forgási sebessége, azaz adott időszak alatt nagy mennyiségben adja el a termékét, szolgáltatását, vagy kifejezetten nagy értékű az áru, ezért nagy a haszonkulcs is.
Ha ezekből az elemekből egy jól működő rendszert tud felépíteni – ahol a marketing, az értékesítés és a pénzügy ismét szorosan együtt dolgozott –, akkor a kintlévőség szinte ismeretlen fogalom lesz a vállalkozásában.
Kintlévőség – Akkor is van, ha papíron nincs is…
Ha már kintlévőség, akkor nem árt, ha egy kicsit más szemszögből nézzük a dolgot. Szigorúan véve ugyanis csak azt nevezzük kintlévőségnek, amely összeget a kibocsátott számlái alapján nem fizettek meg a számlán feltüntetett határidőre a vevők.
Ha ez ilyen egyszerű lenne…
Van itt ugyanis még egy olyan körülmény is, amit úgy hívunk: áfa. Ha Ön áfa alany (vagyis az adószáma kilencedik számjegye 2-es vagy 3-as – ez utóbbi az evás adózókra igaz), akkor a számláiban felszámolt fizetendő adóval abban a másodpercben már tartozik a költségvetésnek (NAV-nak). Az adótörvény szerint ugyanis az áfafizetési kötelezettség a számla kiállításának pillanatában keletkezik – és nem akkor, amikor befolyik a számla ellenértéke.
Mit jelent ez a vállalkozása számára?
Azt, hogy ha pl. a számlát a hónap utolsó napján állítja ki 30 napos fizetési határidővel, akkor a kiállítás utáni hónap 20-án már meg kell fizetnie az áfát – anélkül, hogy az esetleg befolyt volna az Ön bankszámlájára. Vagyis kell, hogy legyen elegendő likvid tőkéje ahhoz, hogy előre finanszírozza a fizetendő áfát – ergo erre az áfára minden további nélkül lehet úgy is tekinteni, hogy a számla fizetési határideje szerint nem, az áfafizetési határidő szerint viszont nagyon is kintlévőség.
Mindezzel csak arra akartam felhívni a figyelmedet, hogy van az a tétel, ami számviteli szempontból nem kintlévőség, cashflow szempontból viszont nagyon is az – és mindennek a tetejébe Önnek még ki is kell fizetnie. Előre.
A kreatív kontroller (köz)beszól: Persze ezt is meg lehet oldani, hiszen a számla kiállításának időpontját Ön határozza meg. Így aztán azzal a 20 nappal – persze csak a törvényes keretek között – még „játszani” is tud, hogy minél rövidebb legyen az az időszak, amit valóban meg kell finanszíroznia. És persze használhatja a fizetésösztönző módszereket is, hogy áthidalja ezt az időtávot.
Kintlévőségek – Mihez kezdjen velük, ha már vannak?
Ez az a téma, amiről már beszéltem egy Facebook Live közvetítés során. A megtekintés 46:03 percet vesz igénybe. Azonban melegen ajánlott ezt az időt rászánni, ha már voltak komoly problémái a kintlévőségek kezelésével – vagy ha csak nagyon el akarja kerülni, hogy legyen problémája vele.
Himer Csilla
kisvállalkozások kreatív kontrollere
