2018-tól a NAV ellenőrzési tevékenységében, az ellenőrzött adózó és a revízió közötti kapcsolattartás módja tekintetében új időszámítás kezdődött – írja Nemes-Somogyi Krisztina osztályvezető, az adóhivatal Ellenőrzési Főosztályának munkatársa.
A technológiai fejlődés következtében az adózók részéről már több éve folyamatos és egyre hangsúlyosabb elvárásként fogalmazódott meg annak igénye az adóhatóság felé, hogy az ellenőrzési eljárások során valósuljon meg az adózók és a NAV közötti elektronikus kapcsolattartás lehetősége. Az adózók ezen el várásának jogossága és észszerűsége a NAV ellenőrzési szakterületén, az információtechnológiai eszközök fejlődésével, soha nem volt vitatott, mely a jogalkotó ez irányú döntésével is támogatva, 2018-ban megvalósult.
Bár az elektronikus ügyintézésről számos információ látott már napvilágot, azonban arról, hogy a NAV ellenőrzési tevékenysége során ez milyen jogokat, illetve kötelezettségeket ró az érintett felekre, valamint arról, hogy az ellenőrzött adózónak milyen eszközei vannak a kapcsolattartás tényleges gyakorlására, kevés szó esett.
A tisztánlátás érdekében a cikk az elektronikus ügyintézés jogszabályi környezetének ellenőrzés központú összefoglalása mellett, kitér a kapcsolattartás módjának és eszközeinek bemutatására, valamint az elektronikus kapcsolattartás első tapasztalataira is.
Az elektronikus ügyintézés múltja és jelene az ellenőrzésben
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény, valamint az adóügyek állami adóhatóság előtt történő elektronikus intézésének szabályairól és egyéb adózási tárgyú miniszteri rendeletek módosításáról szóló 47/2013. (XI. 7.) NGM rendelet 2017. december 31-ig hatályos rendelkezései alapján, az ellenőrzési eljárás folyamán, ide értve a hatósági szakaszt is, elektronikus iratküldésre kizárólag az eljáró revízió részéről kerülhetett sor, mely esetben is csak a megbízólevél és az ellenőrzésről szóló tájékoztató levél tárhelyre helyezése valósulhatott meg. Az ellenőrzött adózó a kapcsolattartás formájaként az elektronikus utat nem választhatta, így az ellenőrzéssel kapcsolatos beadványait, nyilatkozatait kizárólag személyesen, postai úton vagy faxon terjeszthette elő az adóhatóságnál.
A témában nagy áttörést és egyben egy újszerű ügyintézési módot az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvénynek (a továbbiakban: Eüsztv.) az elektronikus ügyintézést biztosító szerv és az ügyfél elektronikus kapcsolatának általános szabályaival, továbbá az elektronikus ügyintézést biztosító, valamint egyéb szervek informatikai együttműködésével kapcsolatos rendelkezései, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendeletben meghatározottak hoztak.
Az Eüsztv. 8. § (1) bekezdés alapján az ügyfél jogosult, illetve a 9. § szakaszban részletezett feltételek esetében pedig egyben kötelezett is a NAV előtt ügyei intézése során ügyintézési cselekményeit elektronikus úton végezni, nyilatkozatait elektronikus úton megtenni, melyhez 2018. január 1-jétől a NAV kialakította az ellenőrzések elektronikus ügyintézésének informatikai alkalmazásait. Előbbiek eredményeként biztosítottá vált, hogy mind az adózók, mind pedig az eljáró revízió elektronikus úton tartson kapcsolatot az ellenőrzés teljes folyamata során.
Az elektronikus kapcsolattartásra kötelezettek köre
A 2018. január 1-jén hatályba lépő adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.) 36. § (4) bekezdése egyértelműen meghatározza az elektronikus ügyintézésre kötelezettek körét. A hivatkozott jogszabályhely szerint a NAV elektronikus úton tart kapcsolatot a havi adó- és járulékbevallás benyújtására köteles, az Áfa tv. szerinti összesítő nyilatkozat benyújtására köteles, az Áfa tv. szerinti összesítő jelentés benyújtására köteles adózóval, továbbá mindenki mással, aki az Eüsztv. alapján elektronikus ügyintézésre kötelezett.
Az Eüsztv. 9. § pedig az Air. rendelkezéseinek pontosításaként meghatározza, hogy elektronikus ügyintézésre kötelezett az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezet, az ügyfél jogi képviselője, valamint az államigazgatás meghatározott szereplői. Emellett az Eüsztv. azt is leszögezi, hogy természetes személy csak törvényben kötelezhető elektronikus ügyintézésre, ellenőrzési aspektusból megközelítve tehát abban az esetben, amennyiben fennállnak az Air. szerinti fenti feltételek. Minden más esetben a természetes személy adózó a jövőben is dönthet úgy, hogy a NAV ellenőrzései folyamán a klasszikus személyes vagy postai úton történő kapcsolattartást választja.
A fenti sorok alapján jogosan vonhatnánk le azt a következtetést, hogy 2018 januárjától a NAV ellenőrzési eljárásai során már nem tart személyes kapcsolatot az ellenőrzött nem magánszemély adózóval, mely megállapítás természetesen nem megalapozott. A kérdést az Air. 36. § (1) bekezdése megnyugtatóan rendezi, hiszen a jogalkotó továbbra is biztosítja a személyes kapcsolattartás lehetőségét az egyes eljárásokban, így az ellenőrzésben is, amennyiben az adott eljárási cselekmény jellege ezt indokolja. Az ellenőrzési gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a revízió például továbbra is végezhet helyszíni eljárási cselekményeket, beidézheti az adózót személyes megjelenésre. Az ellenőrzött adózó pedig továbbra is gyakorolhatja azon jogait, melyek kizárólag az eljáró revízió előtt érvényesíthetőek, mint például az iratbetekintési jog vagy a jegyzőkönyv meg ismerése.
Az Eüsztv. megalkotásának egyértelmű szándéka az elektronikus ügyintézés általános jellegű elterjesztése volt, melynek eredményeként az ügyfél és az állam közötti eljárások felgyorsulhatnak, míg az egyes feleket terhelő adminisztratív terhek pedig csökkenhetnek egy korszerűbb és hatékonyabb közszolgáltatás nyújtása mellett. Előbbieket figyelembe véve, az ellenőrzésben megvalósuló elektronikus kapcsolattartás legfőbb célja tehát annak biztosítása, hogy az adózók az eljárás során az adóhatóság felé történő adat, illetve információ (nyilatkozat, észrevétel, fellebbezés stb.) átadá sát a postai út vagy személyes megjelenés mellőzésével tudják teljesíteni, továbbá az eljáró revízió az eljárás során keletkező iratokat (jegyzőkönyv, végzés, határozat stb.) is elektronikus formában juttassa el az ellenőrzött adózó vagy képviselője részére. Azon eljárási cselekmények, illetve dokumentumok esetében, melyek lefolytatásához, előállításához, ellenjegyzéséhez vagy akár kézbesítéséhez az adózó személyes közbenjárása szükséges, az elektronikus kapcsolattartás fenntartása nem célja az adóhatóságnak.
Fentiek alapján, az elektronikus kapcsolattartásnak a jogszabályi keretek és az észszerűség határain belül kell megvalósulnia, hiszen a személyes kapcsolat az ellenőrzések egy részében, illetőleg egyes szakaszaiban nem mellőzhető, azonban az elektronikus kommunikáció lehetőségéből adódóan, jelentős mértékben csökkenthető.
Az elektronikus kapcsolattartás módja
Az ellenőrzési szakterület tevékenységének sajátosságai okán a kapcsolattartás az adóigazgatási eljárásokat tekintve kétirányú. Előbbiekből adódóan egyrészt biztosítottá vált az ellenőrzés során keletkező iratok elektronikus továbbításának lehetősége, másrészt az adózók részére is kialakításra kerültek a revízió felé továbbítandó dokumentumok elektronikus küldésének eszközei.
A NAV az ellenőrzési eljárásokban megvalósítandó elektronikus kommunikáció informatikai kereteinek meghatározása során a kialakítandó informatikai rendszerrel szemben egyértelmű elvárásokat fogalmazott meg:
- A rendszernek biztosítania kell, hogy az ellenőrzési eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumokat a NAV elektronikus úton küldje az ellenőrzött adózó részére, illetve az adózó által a revízió részére küldött iratokat a NAV elektronikus úton tudja fogadni.
- Az adatforgalom kivétel nélkül az adózó és a NAV tárhelye, informatikai rendszere között történjen.
- Az adózók számára ne jelentsen plusz fejlesztési beruházást az elektronikus adatküldés.
- Az ellenőrzésben részt vevő adóellenőrök számára lehetőség szerint egyetlen informatikai rendszeren keresztül legyen biztosított az adatok elérése, illetve küldése.
Fenti célkitűzéseket figyelembe véve, valamint szem előtt tartva azt a szempontot, hogy az adózókkal történő elektronikus kommunikáció egy már kialakított, általuk is megszokott csatornán keresztül történhessen, az elektronikus dokumentum adózók általi küldésére, illetve fogadására az alábbiak szerint van lehetőség.
Dokumentumok adózók általi küldése
Az ellenőrzött adózó által küldeni kívánt elektronikus iratok fogadásának biztosítására a NAV egy új, ellenőrzés specifikus ÁNYK nyomtatványt alakított ki Adatlap elektronikus ügyintézéshez ellenőrzési eljárás során, röviden ELLUGY néven. A nyomtatvány mindenki által könnyen, mindössze néhány, az ügy azonosítása szempontjából alapvető adat rögzítésével kitölthető. Az ellenőrzött adózónak vagy képviselőjének az ellenőrzés ügyszámát, a vizsgált adózó adóazonosító számát, illetve nevét kell rögzítenie, vala mint ki kell választania, hogy milyen irattípust kíván küldeni az eljáró revízió részére. Az elektronikusan küldhető iratok tekintetében nincs megkötés, az adózó valamennyi, korábban postai vagy személyes úton, illetve fax útján küldött beadványa, így többek között meghatalmazás, nyilatkozat, iratpótlás, észrevétel vagy bármilyen egyéb irat elektronikus úton teljesíthető.
Fontos információ, hogy a jogorvoslatra vonatkozó beadványokat nem ELLUGY nyomtatványon, hanem e-Papír útján kell beküldenie az adózónak.
A nyomtatványon jelölni szükséges továbbá, hogy a beadványhoz tartozik-e melléklet, melyet közvet lenül az ELLUGY nyomtatványhoz történő csatolással küldhet meg az adózó a revízió felé. A mellékletként beküldhető fájl formátum tekintetében az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 1. sz. melléklete tartalmaz előírásokat, mely alapján valamennyi gyakori fájl típus továbbítható a NAV részére. A nyomtatványhoz csatolható melléklet méretkorlátja jelenleg 50 Mbyte, mely azonban a folyamatban lévő fejlesztés eredményeként a közeljövőben jelentős mértékben kerül majd megnövelésre, biztosítva ezáltal akár egy jelentősebb adózói iratanyag továbbításának lehetőségét.
A melléklet egyértelmű azonosítása érdekében a feltöltés egyetlen korlátja, hogy egy alkalommal kizárólag egy darab állomány csatolható, amely azonban lehet több dokumentumot tartalmazó összecsomagolt állomány (zip file) is.
A nyomtatvány az ellenőrzési ügy azonosítására szolgáló főlap mellett, természetesen tartalmaz egy szabad szöveges blokkot is, melyen az adózó megfogalmazhatja beadványa lényegi elemeit. Az ELLUGY nyomtatvány feltöltésekor az eBEV a befogadott nyomtatvány iktatószámáról minden esetben értesíti az adózót vagy képviselőjét.
Az ELLUGY nyomtatvány kapcsán további fontos információ, hogy jelenleg a nyomtatványt az adózó, a törvényes képviselők, az adózó/ügyfél nevében a NAV előtt állandó meghatalmazott, megbízott, illetve egyéb – jogszabályon alapuló – képviselő nyújthatja be, akinek:
- teljes körű, valamennyi elektronikusan intézhető adóügyre, vagy ennek hiányában
- valamennyi adóügyi bevallás, adatszolgáltatás és elektronikusan teljesíthető bejelentés, beadvány, kérelem, vagy ennek hiányában
- az egyéb, környezetvédelmi termékdíjhoz nem kapcsolódó bejelentésekre, beadványokra, kérelmekre
rendszeresített elektronikus űrlapok benyújtására vonatkozó jogosultsága az erre a célra szolgáló EGYKE adatlapon bejelentésre került, vagy korábbi bejelentése alapján képviseleti jogosultsága a fentiek valamelyikének megfelel.
Az ellenőrzés során eseti meghatalmazással eljáró meghatalmazott – az ez irányú informatikai fejlesztés befejezéséig – e-Papír útján tarthat elektronikusan kapcsolatot a revízióval. Szintén e-Papír útján küldhet be dokumentumot (pl. nyilatkozat) az az adózó, aki az eljárás során harmadik félként (pl. szerződéses partner) kerül bevonásba az eljárásba.
Dokumentumok NAV általi küldése
A NAV által az ellenőrzött adózó részére küldött dokumentumok tekintetében először is tisztázni szükséges, hogy 2018. január 1-jétől milyen típusú iratok helyezhetőek ki az adózók tárhelyére. Az eddigiekben megszokott megbízólevél és tájékoztató levél mellett valamennyi, az eljáró revízió által korábban postai vagy személyes úton továbbított ellenőrzési iratot, így például nyilatkozattételre történő felhívást, idézést, végzést, jegyzőkönyvet, határozatot és valamennyi egyéb hatósági iratot elektronikus úton az adózó tárhelyére szükséges helyezni, amennyiben az adózó elektronikus ügyintézésre kötelezett vagy azt önként választotta Az elektronikus iratküldés nem csak az adózók mindennapjait könnyíti meg, hiszen az adminisztrációval járó terhek jelentős csökkenése mellett, az elektronikus formában küldött és tárolt dokumentumok a NAV szakrendszereiben könnyen és gyorsan elérhetőek, visszakereshetőek lesznek.
Az adótitok védelme érdekében a NAV az elektronikus iratküldés teljes folyamata során, azaz az iratok generálásától egészen a tárhelyre történő helyezésig, folyamatosan ellenőrzi, hogy fennállnak-e az elektronikus kézbesítés lehetőségének személyi és tárgyi feltételei, azaz a küldeni kívánt irat a megfelelő képviseleti joggal bíró személy részére kerül-e megküldésre, illetve a címzett rendelkezik-e aktív Cégkapuval vagy KÜNY tárhellyel (korábbi Ügyfélkapu). Amennyiben az elektronikus iratküldés feltételei a folyamat során megszűnnek, a NAV informatikai rendszere hibaüzenet útján tájékoztatja erről az eljáró ügyintézőt vagy a kiadmányozással megbízott vezetőt.
Az elektronikus iratküldésnek NAV oldalán jelentkező alapvető feltétele, hogy az iratot kiadmányozó személy rendelkezzen elektronikus aláírással. Az elektronikus aláírással rendelkező NAV alkalmazottak aktuális listája a NAV honlapján közzétételre kerül, így az adózó annak hitelességét bármikor visszaellenőrizheti.
Az elektronikus kapcsolattartás első tapasztalatai
Bár messzemenő következtetések alapjául szolgáló tapasztalatokról az elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jei bevezetése óta még korai beszámolni, de az eltelt két és fél hónap eredményei – dacára az indulás nehézségeinek – mégis előremutató, a jövőre nézve pozitív eredményeket hoztak az ellenőrzött adózó és a NAV kapcsolatában.
Az elektronikus kapcsolattartásnak köszönhetően a NAV ellenőrzési szakterületén megvalósulhat a korábbi években még elképzelhetetlen, személyes vagy postai kapcsolattartás nélküli ellenőrzés. Annak ellenére, hogy az adózók többsége még csak ismerkedik az elektronikus ügyintézés jogszabályi kereteivel, illetve az azokból adódó lehetőségek, illetve kötelezettségek gyakorlati megvalósításával, már az első tíz hét alatt több száz olyan, jellemzően jogkövetési vizsgálat került lezárásra, ahol az adózó, illetve a revízió kizárólag elektronikus úton tartotta a kapcsolatot.
Az eltelt időszak alatt az adózók részéről folyamatosan növekvő számban érkeznek az ELLUGY nyomtatványok útján küldött beadványok, ami azt mutatja, hogy egyrészt az eljáró revíziók folyamatos tájékozató munkájának, másrészt a NAV honlapján megjelenő tájékoztató információknak köszönhetően az adózók, illetve képviselőik egyre szélesebb körben ismerik és alkalmazzák az elektronikus ügyintézés eszközeit. Ezt bizonyítja az is, hogy míg 2018 januárjában alig 800 db, 2018 február közepéig már több mint 2500 db, 2018 március közepéig pedig már több mint 8000 db ELLUGY nyomtatvány érkezett a NAV-hoz.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az együttműködő adózók többsége még aznap vagy az azt követő egy-két napon belül megnyitja a NAV elektronikus küldeményeit és rövid időn belül elektronikus úton megküldi a kért bizonylatokat, nyilatkozatot, melynek eredményeként az ellenőrzések a korábbiaknál sokkal gyorsabban kerültek lezárásra. A jogkövetési vizsgálatok esetében a gyakorlatban ez azt jelentette, hogy az ügyintézési határidő a felére csökkent a korábbiakhoz képest.
Az adózói visszajelzések alapján kedvező fogadtatásban részesült az elektronikus ügyintézés a tekintetben is, hogy az adózók, illetve meghatalmazottjaik gyorsan és hatékonyan tudtak együttműködni a revízióval. Számos, könyvviteli szolgáltatást is nyújtó képviselő külön kiemelve érté kelte a teljes elektronikus ügyintézés lehetőségét, különös tekintettel a bevallás benyújtási határidőkkel terhelt időszakokra.
Egy új jogintézmény bevezetése a legtöbb esetben számos nehézséggel jár, mely alól nyilvánvalóan az elektronikus ügyintézés sem képez kivételt. Az elektronikus kapcsolattartás tekintetében a nehézségek azonban hatványozottan jelentkeztek, hiszen az eljárásban részt vevő feleknek a jogi szabályozás mellett, az informatikai keretrendszerrel is meg kellett ismerkedniük.
A tanulási folyamat várhatóan még soká ér véget. A tapasztalatok azt mutatják, hogy az állandó meghatalmazottként eljáró képviselők nem hallottak még az ELLUGY nyomtatványról annak ellenére, hogy megjelenéséről közlemény jelent meg a NAV honlapján, mely információt több szakmai hírportál is publikálta. Az adózók egy része bizalmatlanul áll az elektronikus kapcsolattartáshoz, számos esetben elzárkóznak attól annak ellenére, hogy a fentiekben hivatkozott jogszabályok szerint elektronikus ügyintézésre kötelezettek, melyre a revízió felhívja figyelmüket.
A kezdeti nehézségek további oka, hogy az elektronikus ügyintézés biztosításához szükséges informatikai fejlesztési feladatok egy időben jelentkeztek a teljes közigazgatásban, ami valamennyi szerv, így a NAV számára is komoly próbatételt jelentett. Bár a működéshez szükséges alapfunkciók biztosítottak, azonban számos olyan fejlesztés van még folyamatban, mely nagymértékben könnyíti majd meg az elektronikus ügyintézést az egyes felek oldalán.
Fontosnak tartom kiemelni, hogy a már működő informatikai alkalmazások, funkciók továbbfejlesztése – a felhasználói jelzések, javaslatok alapján – folyamatosan zajlik.
Az elektronikus ügyintézés kapcsán felmerülő jogszabályi és informatikai kérdések megnyugtató rendezése kiemelt feladat valamennyi, így az ellenőrzési szakterületen is. Az adózók, illetve képviselőik elektronikus kapcsolattartásra történő terelésében, a kapcsolattartásra biztosított eszközök megismertetésében a továbbiakban is kiemelt jelentősége, illetve szerepe van az adózókkal közvetlenül kapcsolatot tartó revíziónak, hiszen a személyesen vagy telefon útján történő tájékoztatás, illetve figyelemfelhívás a NAV hivatalos közlemé nyei vel együtt tudja eredményesen és hatékonyan elérni, megszólítani az adózókat. A kezdeti nehézségek áthidalása és gyakorlati kezelése azonban mind az adózók, mind pedig a NAV munkatársai részéről is sok türelmet igényelnek.
Összegzés
Az Eüsztv. írásom elején részletezett rendelkezései következtében a NAV oldalán már elvégzett és még befejezés előtt álló informatikai fejlesztéseknek köszönhetően bátran kijelenthetjük, hogy 2018-tól a NAV ellenőrzési tevékenységében, az ellenőrzött adózó és a revízió közötti kapcsolattartás módja tekintetében új időszámítás kezdődött. Az ellenőrzési eljárás során mind az adózó, mind pedig a NAV oldalán keletkező tetemes beadvány, illetve irat elektronikus csatornára való terelésével ugyanakkor nem csak egy korszerűbb kapcsolattartási mód valósult meg, hanem lehetőség nyílt egy gyorsabb, hatékonyabb, az ellenőrzött adózó mindennapi gazdasági tevékenységére kisebb mértékben ható ellenőrzés lefolytatására.
